Приказ Роструда от 20.05.2021 N 149

МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО ТРУДУ И ЗАНЯТОСТИ

ПРИКАЗ

от 20 мая 2021 г. N 149

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО ТРУДУ И ЗАНЯТОСТИ

В целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности в Федеральной службе по труду и занятости приказываю:

1. Утвердить по согласованию с Федеральным архивным агентством Инструкцию по делопроизводству Федеральной службы по труду и занятости (далее - Инструкция).

2. Признать утратившими силу:

приказ Федеральной службы по труду и занятости от 28 сентября 2007 года N 219 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству Федеральной службы по труду и занятости";

приказ Федеральной службы по труду и занятости от 17 февраля 2014 года N 51 "О внесении изменения в Инструкцию по делопроизводству Федеральной службы по труду и занятости".

3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Руководитель

М.Ю.ИВАНКОВ

Утверждена

приказом Федеральной службы

по труду и занятости

от 20 мая 2021 г. N 149

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО ТРУДУ И ЗАНЯТОСТИ

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция по делопроизводству Федеральной службы по труду и занятости (далее - Инструкция, Роструд) разработана в соответствии с Положением о Федеральной службе по труду и занятости, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июня 2004 г. N 324 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 28, ст. 2901; 2018, N 10, ст. 1494), с Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 года N 71 (зарегистрирован Минюстом России 27 декабря 2019 года, регистрационных номер N 57023), а также в соответствии с законодательством Российской Федерации в сфере информации, документации, архивного дела, национальными стандартами в сфере управления документами.

1.2. Инструкция разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой и методической основе правил подготовки документов, технологий работы с ними, организации их текущего хранения и подготовки к передаче в архив.

1.3. Инструкция является обязательной для исполнения всеми работниками Роструда и устанавливает единую систему организации делопроизводства и порядок работы с документами в Роструде - организацию приема, учета, подготовки, обработки, оформления, тиражирования, контроля исполнения, отправки, хранения и использования документов.

1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с применением автоматизированных технологий.

1.5. Организация делопроизводства в Роструде осуществляется с использованием системы электронного документооборота (далее - СЭД).

Правила работы с документами в СЭД и иных информационных системах, в которых осуществляется создание и хранение документов, не должны входить в противоречие с положениями Инструкции.

1.6. Инструкция, а также внесение изменений в нее, утверждаются приказом руководителя Роструда после согласования с Федеральным архивным агентством.

1.7. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на отдел делопроизводства и контроля Управление делами и контроля (далее - отдел делопроизводства и контроля) Роструда.

1.8. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение требований Инструкции, своевременное и качественное исполнение документов, сохранность дел в структурных подразделениях несут их руководители.

Работники структурных подразделений, назначенные ответственными за ведение делопроизводства, а также непосредственные исполнители несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции.

1.9. При увольнении, переходе на другую работу, отъезде в длительную командировку или уходе в отпуск, на время болезни работник структурного подразделения обязан передать по указанию руководителя структурного подразделения документы, находящиеся у него на исполнении, другому исполнителю через работника, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении.

По контрольным документам информация об изменении исполнителя представляется в отдел делопроизводства и контроля.

1.10. Содержание служебных документов не подлежит разглашению.

Работники Роструда несут дисциплинарную, административную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность за нарушение сроков хранения документов, утрату и несанкционированное уничтожение служебных документов.

1.11. При утрате документов делопроизводитель подразделения информирует руководителя структурного подразделения и Управление делами и контроля Роструда, после чего организуется розыск документов.

Если розыск документов не дает результата, оформляется служебная записка руководителю Управления делами и контроля об утрате документа, в которой указываются данные утраченного документа, а также обстоятельства, при которых произошла утрата, после чего утерянный документ замещается заверенной копией документа.

1.12. Взаимодействие со средствами массовой информации (далее - СМИ) в Роструде осуществляется в соответствии с приказом Федеральной службы по труду и занятости от 24 марта 2020 г. N 76 "Об организации работы по подготовке информационных материалов, предназначенных для распространения в средствах массовой информации".

Передача представителям СМИ какой-либо информации или документов допускается только с разрешения руководителя, заместителя руководителя, советника руководителя Роструда, отвечающего за взаимодействие со СМИ, работника отдела цифровых проектов в сфере труда и публичных информационных проектов Управления цифрового развития и информационных технологий, а также руководителей или иных должностных лиц структурных подразделений Роструда по согласованию с руководителем, заместителем руководителя Роструда.

1.13. Положения настоящей Инструкции не распространяются на организацию работы с документами и другими носителями информации, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.14. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяется лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.15. Особенности делопроизводства, а также порядок работы по организации приема граждан, своевременного и полного рассмотрения их обращений, поданных в устной или письменной форме, принятия по ним решений и направления ответов в установленный законодательством Российской Федерации срок в Роструде осуществляется в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", а также Инструкцией об организации рассмотрения обращений граждан в Федеральной службе по труду и занятости, утвержденной приказом Федеральной службы по труду и занятости от 27 июля 2020 г. N 147.

II. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Правила подготовки и оформления документов (образцы бланков, состав реквизитов документов, порядок их оформления, схемы расположения реквизитов и пр.) в Роструде определяет национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденный приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст.

2.1. Бланки документов

2.1.1. Документы, создаваемые в Роструде, оформляются на бланках установленного образца формата A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов.

Документы создаются с использованием программного обеспечения - текстовых, табличных редакторов, средств систем электронного документооборота, обеспечивающих создание, просмотр и редактирование документов.

Для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые шрифты (например, метрический аналог шрифта Times New Roman).

Для оформления документов рекомендуется использовать размеры шрифтов N 12, 13, 14.

При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров.

При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются по центру верхнего поля документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

При подготовке многостраничных документов оформляется титульный лист.

2.1.2. Документы, издаваемые совместно двумя или более федеральными органами исполнительной власти либо организациями, а также внутренние документы Роструда (докладные записки, служебные записки, справки, заявления, перечни, заключения и т.п.) оформляются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или в виде электронных шаблонов бланков документов, имеют определенный состав реквизитов, порядок их расположения и оформления.

2.1.3. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое,

10 мм - правое,

20 мм - верхнее,

20 мм - нижнее.

2.1.4. В центральном аппарате Роструда применяются следующие виды бланков:

угловой бланк письма (приложение N 1 к Инструкции);

угловой бланк руководителя Роструда (приложение N 2 к Инструкции);

угловой бланк заместителя руководителя Роструда (приложение N 3 к Инструкции);

продольный бланк приказа Роструда (приложение N 4 к Инструкции).

Допускается использование бланков структурных подразделений Роструда для внутренней переписки.

2.1.5. Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов, утверждаются руководителем Роструда.

2.1.6. На бланках документов Роструда помещается изображение Государственного герба Российской Федерации в одноцветном варианте в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации".

Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются типографским способом по заказу Управления делами и контроля Роструда и подлежат учету. На бланках типографским способом проставляются порядковые номера.

2.1.7. Бланки документов используются строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

2.1.8. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов (поручение, протокол и т.д.) осуществляется по разрешению (поручению) руководителя Роструда. Соответствующие предложения вносятся начальником Управления делами и контроля с приложением образцов предлагаемых бланков.

2.2. Оформление реквизитов документов

2.2.1. В соответствии с положениями национального стандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденный приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 года N 2004-ст "Об утверждении национального стандарта Российской Федерации", документы, создаваемые в Роструде, имеют следующий состав реквизитов:

- Государственный герб Российской Федерации;

- наименование организации - автора документа;

- наименование структурного подразделения - автора документа;

- наименование должности лица - автора документа;

- справочные данные об организации;

- наименование вида документа;

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

- место составления (издания) документа;

- гриф ограничения доступа к документу;

- адресат;

- гриф утверждения документа;

- заголовок к тексту;

- текст документа;

- отметка о приложении;

- гриф согласования документа;

- виза;

- подпись;

- отметка об электронной подписи;

- печать;

- отметка об исполнителе;

- отметка о заверении копии;

- отметка о поступлении документа;

- резолюция;

- отметка о контроле;

- отметка о направлении документа в дело.

2.2.2. Дата документа.

Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

В приказах, поручениях Роструда используется словесно-цифровой способ оформления даты, например: 30 августа 2020 г.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

2.2.3. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов одного календарного года, который дополняется индексами видов документов или структурных подразделений.

Регистрационный номер входящего документа состоит из двух частей, разделяемых знаком косая черта (/):

первая часть номера входящего документа обозначает вид корреспонденции: ПР - правительственная корреспонденция, ПР-Д - корреспонденция Федерального Собрания Российской Федерации, ТЗ - ведомственная корреспонденция, ПГ - обращения граждан;

вторая часть автоматически заполняется значением свободного порядкового номера через косую черту, например: ТЗ/1036, ПР/252, ПГ/14637 и т.д. и является входящим номером.

Регистрационный номер исходящего документа в РКК состоит из двух частей через тире (-):

первая часть исходящего номера соответствует порядковому номеру документа;

вторая часть соответствует обозначению вида корреспонденции: ПР - правительственная корреспонденция, ПР-Д - корреспонденция Федерального Собрания Российской Федерации, ТЗ - ведомственная корреспонденция, ПГ - обращения граждан.

В целом регистрационный номер исходящего документа имеет следующий вид: 939-ПР - где 939 порядковый номер исходящего документа, а ПР - обозначение вида корреспонденции.

Исходящие документы, подписанные руководителями структурных подразделений Роструда, могут иметь следующий вид: ПГ/20045-3-1 или ТЗ/4319-4-3, где первая часть соответствует входящему номеру документа, а вторая и третья соответствует индексу структурного подразделения и номеру отдела, подготовившего документ.

Регистрационный номер внутренних документов, подготовленных в структурных подразделениях (письма, докладные и служебные записки, справки, заключения и т.п.), состоит из трех частей:

первая часть соответствует порядковому номеру документа;

вторая и третья часть соответствуют индексу структурного подразделения Роструда и номера отдела подготовившего документ, которые указываются через тире (-).

В целом регистрационный номер внутренних документов имеет следующий вид: 1065-2-3, где 1065 - порядковый номер внутреннего документа, 2 - индекс управления и 3 - номер отдела, подготовившего документ.

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера проставляются в порядке указания наименований организаций в заголовочной части (преамбуле) документа и отделяются друг от друга косой чертой.

2.2.4. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа используется при ответах на запрос (письмо, запрос, докладная записка, акт, заключение, обзор и т.п.). Исходящий номер и дата документа адресанта указываются в специально отведенном месте бланка письма Роструда.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания регистрационного номера и даты поступившего документа в тексте письма.

2.2.5. Гриф ограничения доступа к документу.

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, отнесенную к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации.

Виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера".

Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения с пометкой "Для служебного пользования", в Роструде осуществляется в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности".

Пометка "Для служебного пользования" проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и дополняется указанием номера экземпляра документа.

На обороте первого листа документа печатается исполнитель, количество экземпляров и расшифровывается, куда какой экземпляр направляется.

2.2.6. Адресат.

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит "Адресат" проставляется в верхней правой части документа. Строки реквизита "Адресат" выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

В состав реквизита входит почтовый адрес, который указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234:

а) для юридического лица - полное или краткое наименование, для гражданина - фамилия, имя, отчество;

б) банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юридическому лицу или принимаемых от юридического лица);

в) название улицы, номер дома, номер квартиры;

г) название населенного пункта;

д) название района;

е) название республики, края, области, автономного округа (области);

ж) название страны (для международных почтовых отправлений);

з) почтовый индекс.

Полный почтовый адрес в обязательном порядке указывается составителем документа при направлении его разовым корреспондентам или частному лицу.

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы государственной власти и федеральные органы исполнительной власти (министерства, службы, агентства).

При направлении служебного письма в законодательные органы власти, органы государственной власти (далее - органы власти) или их структурные подразделения без указания должностного лица наименование пишется в именительном падеже, например:

При адресовании служебного письма руководителю органа власти его наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

При направлении служебного письма конкретному должностному лицу, не являющемуся руководителем органа власти, наименование органа власти и его подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном, например:

Если служебное письмо адресуется лицу, имеющему ученое звание или ученую степень, то перед фамилией, указанной в дательном падеже, указывается звание или степень, например:

При рассылке документа группе организаций одного типа или в территориальные органы Роструда, адресат указывается обобщенно в именительном падеже. Например:

При рассылке документа не всем организациям или территориальным органам под реквизитом "Адресат" в скобках указывается: "(по списку)". Например:

Список рассылки составляется исполнителем.

В случаях когда ответ необходимо направить, например как в Правительство Российской Федерации, так и в другие организации (в министерства, ведомства, депутатам, частным лицам и др.), один подлинный экземпляр такого документа адресуют в Правительство Российской Федерации с сообщением о направлении ответа также в другие организации, второй подлинный экземпляр адресуют непосредственно в организацию (в министерства, ведомства, депутатам, частным лицам и др.).

Если письмо адресуется организации, сначала указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы в дательном падеже, почтовый адрес корреспондента, например:

При отправке письма по электронной почте (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается - указывается только электронный адрес.

Один документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается, каждый экземпляр документа является подлинным и должен быть подписан соответствующим должностным лицом.

При направлении документа более чем в четыре адреса, исполнитель составляет список рассылки документа. Рассылка подписывается начальником (заместителем начальника) структурного подразделения Роструда.

Образец оформления рассылки документов (писем, приказов, телеграмм и т.д.) приведен в приложении N 5 к Инструкции.

2.2.7. Гриф утверждения документа.

Документы утверждаются руководителем Роструда, его заместителями, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в документах, руководителями структурных подразделений (в части утверждения положений об отделах, должностных инструкций работников и т.д.) путем оформления соответствующего грифа.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Гриф утверждения оформляется следующим образом:

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

Слово "УТВЕРЖДЕНО", входящее в состав грифа утверждения, согласуется с видом утверждаемого документа в роде и числе: Положение УТВЕРЖДЕНО, состав комиссии УТВЕРЖДЕН, схемы УТВЕРЖДЕНЫ и т.п.

2.2.8. Наименование документа (заголовок к тексту).

Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (4 - 5 строк). Заголовок также не составляется для документов, оформленных на бумаге формата A5 (148 x 210 мм), указаний по исполнению документа, телеграмм, телефонограмм.

Заголовок к тексту документа составляется лицом, готовящим проект документа. Заголовок должен быть кратким, точно передавать смысл текста и отвечать на вопрос "о чем?" ("о ком?"), например: "О выделении...", "О представлении отчетности...", "О назначении на должность" и т.п.

Заголовок оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

2.2.9. Текст документа.

Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно, кратко. В официально-деловом тексте допускается использование общепринятых сокращений и аббревиатур.

Текст, как правило, состоит из двух частей: в первой части излагаются причины, основания, цели составления документа, во второй - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть, например: приказы (распорядительную часть без констатирующей (преамбулы), письма, заявления (просьбу без пояснения), справки, докладные записки (оценку фактов, выводы).

В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, устав, инструкция, правила и т.п.), а также содержащих описание, подтверждение фактов, событий, оценку деятельности организации (акт, заключение, справка, отчет и т.п.), используется форма изложения от третьего лица единственного или множественного числа, например: комиссия установила, отдел разработал, в состав Управления входят, ведущий специалист имеет право и т.п.

В распорядительной части приказов Федеральной службы по труду и занятости, а также в документах, адресованных руководству Роструда или структурных подразделений, текст излагается от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу и т.д.).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, постановили, решили).

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: вид документа, наименование организации - автора документа, дата документа, номер документа, заголовок.

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа: просим направить, направляем на рассмотрение;

от первого лица единственного числа: считаю необходимым, прошу выделить;

от третьего лица единственного числа: Федеральная служба по труду и занятости не возражает, Управление ... считает возможным.

Не следует начинать текст письма со ссылки на поступившее письмо-просьбу или запрос (например: На Ваш запрос от 12 ноября 2019 года N 08-12/12 сообщаем ...), поскольку в обязательном порядке заполняется самостоятельный реквизит "Ссылка на исходящий номер и дату документа адресата".

Если исполнитель отвечает на несколько писем-запросов, то в тексте допускается перечисление дат и регистрационных номеров поступивших в Роструд документов.

2.2.10. Отметка о наличии приложений.

Отметка о наличии приложений делается при оформлении писем, приказов, отчетов, договоров, положений, правил, инструкций и других документов.

В письмах отметка о наличии приложений оформляется под текстом письма с красной строки от границы левого поля. Если в тексте письма есть ссылка на приложение, то в отметке о наличии приложений указываются только количество листов и количество экземпляров прилагаемых документов, например:

Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и количества их экземпляров, например:

Если приложения к документу сброшюрованы, то количество листов не указывается, например:

Приложение: перечень законопроектов, 1 брошюра.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: на 2 л. в 1 экз., только в первый адрес.

Если направляется документ, приложение которого исполнителем в дело не сдается, то делается следующая отметка:

Приложение: на 2 л., только адресату либо в дело без приложения.

На приложениях к приказам, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу.

В отметке о приложении указываются наименование вида основного документа, его дата и номер, например:

Если приложение одно, оно не нумеруется.

Если приложений несколько, они нумеруются: приложение N 1, приложение N 2 и т.д.

2.2.11. Гриф согласования документа.

Согласование (визирование) проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ.

Виза на проектах законодательных актов проставляется на лицевой стороне проекта документа.

Виза на приказах и поручениях Роструда проставляется на оборотной стороне последнего листа, содержащего подпись руководителя Роструда.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Возможно оформление виз документа (кроме приказов и поручений Роструда) на отдельном листе согласования. При оформлении виз на отдельном листе на нем указывается, к какому документу этот лист относится: наименование, автор, дата, номер.

В отдельных случаях допускается полистное визирование документа и его приложений.

Согласование проекта документа проводится со структурными подразделениями Роструда (внутреннее) и федеральными органами исполнительной власти или организациями, интересы которых в нем затрагиваются (внешнее).

Внешнее согласование документа, кроме приказов Роструда, оформляется грифом согласования, который включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату согласования или название документа, подтверждающего согласование, его дату и номер, например:

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций.

На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

2.2.12. Подпись.

Подпись - реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица. Электронная подпись - информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.

В состав подписи входят: наименование должности лица - автора документа (при использовании бланка должностного лица наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

При направлении писем в 1 - 4 адреса подпись должностного лица ставится на каждом экземпляре письма.

Руководители структурных подразделений ведут переписку от имени возглавляемых ими структурных подразделений в пределах своей компетенции.

При подписании писем руководителями структурных подразделений в составе наименования должности не указывается название структурного подразделения, если оно названо в тексте, например:

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей статусу должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагаются на одном уровне, например:

При подписании документов, составленных комиссией, рабочей группой и т.п., указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии, рабочей группе и т.п., например:

Подписи членов комиссии располагаются одна под другой в порядке, указанном в распорядительном документе, которым образована комиссия (подпись секретаря комиссии, рабочей группы и т.п. обязательна).

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом. Например:

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименовании должности и расшифровка фамилии в подготовленном и согласованном проекте документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись "за" перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

2.2.13. Отметка об электронной подписи.

Отметка об электронной подписи используется для визуализации электронной подписи получателем документа при обмене электронными документами, подписанными усиленной квалифицированной электронной подписью.

В соответствии с приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службы охраны Российской Федерации от 27 мая 2015 г. N 186/258 "Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 22 сентября 2015 г., регистрационный N 38956) отметка об электронной подписи формируется и визуализируется программными средствами.

Отметка об электронной подписи включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Например:

Подписание (утверждение) документа осуществляется в соответствии с пунктом 2.2.12 Инструкции.

2.2.14. Печать

В Роструде используется две гербовые печати установленного образца со своим наименованием, кодовым различием и изображением Государственного герба Российской Федерации - гербовая печать N 1 и гербовая печать N 2.

Порядок применения гербовой печати в Роструде утвержден приказом Федеральной службы по труду и занятости от 21 июня 2004 г. N 1 "О применении гербовой печати Федеральной службы по труду и занятости".

Печать с изображением Государственного герба Российской Федерации (гербовая) заверяет подлинность подписи должностного лица Роструда на документах гражданско-правового характера, а также удостоверяющих права лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей и т.д.

Примерный перечень документов, на которые ставится гербовая печать (N 1 и N 2) Роструда, указан в приложении N 6 к Инструкции.

Перечень документов, на которые ставится гербовая печать, не является исчерпывающим. В случае необходимости, решение о заверении соответствующей гербовой печатью документа, не входящего в указанный перечень, принимается руководителем Роструда или его заместителями, а также лицами, ответственными за хранение и использование гербовой печати.

Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" ("Место печати").

2.2.15. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, на оборотной стороне внизу слева.

Отметка включает фамилию, инициалы исполнителя документа и номер его служебного телефона, например:

Амосов И.И. 8(495) 606-11-11

Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

На документе, подготовленном несколькими исполнителями, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

2.2.16. Отметка о заверении копии.

Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа.

Отметка о заверении копии проставляется на свободном от текста месте или, при отсутствии свободного места на лицевой стороне документа, на обороте документа и включает: слова "Верно" или "Копия верна", наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии.

Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати Управления делами и контроля Роструда.

На копиях многостраничных документов отметка о заверении копии проставляется на каждом листе документа или на последнем листе прошитого или скрепленного иным образом документа.

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется с указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ____ л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии заверяется печатью организации, а также (при необходимости) дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия ("Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N... за... год").

Копии электронных документов, направляемых по информационно-телекоммуникационной сети, заверяются электронной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им лица и высылаются получателю с сопроводительным письмом в форме электронного документа.

Копии электронных документов на физически обособленных носителях высылаются получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе.

В сопроводительном письме к копиям электронных документов указывается:

наименование информационной системы, в которой хранятся документы;

наименования документов, копии которых направляются получателю;

названия файлов документов с указанием форматов файлов и объема каждого файла в байтах;

дата изготовления и заверения копии.

При этом на физически обособленном носителе несмываемым маркером указывается: "Приложение к письму от (дата) N ...".

Копия электронного документа, представленная в виде документа на бумажном носителе, заверяется так же как копии документов на бумажном носителе, с указанием, в какой информационной системе хранится электронный документ.

2.2.17. Отметка о поступлении документа.

Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления документа в часах и минутах, а также способа доставки документа.

2.2.18. Резолюция.

Резолюция должна содержать указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в СЭД Роструда.

Резолюция должна включать: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу (конкретное задание по исполнению документа или формулировка цели рассмотрения документа), при необходимости - срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции, например:

Срок исполнения поручения не должен указываться, если он назван в тексте поступившего документа и руководитель не считает необходимым изменить его в сторону сокращения или является типовым для данного вида документа.

В случаях, когда указание по исполнению дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

2.2.19. Отметка о контроле.

Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется на документах, подлежащих исполнению в определенный срок на резолюции руководителя.

Обозначается буквами "ОК", "К", штампами "КОНТРОЛЬ", "СРОЧНО".

2.2.20. Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа (как контрольного так и не контрольного) и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, при наличии такого документа - ссылку на его дату и номер; отметку "В дело", дату, подпись руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ, например:

2.3. Подготовка и оформление отдельных видов документов

2.3.1. В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июня 2004 г. N 324 "Об утверждении Положения о Федеральной службе по труду и занятости" на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации Роструд издает приказы по вопросам, отнесенным к компетенции Роструда, ведет переписку с органами исполнительной, законодательной и судебной власти Российской Федерации, органами исполнительной, законодательной и судебной власти субъектов Российской Федерации, организациями и гражданами.

При оформлении служебных документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие их юридическую силу, оперативное исполнение и сохранность.

2.3.2. Приказ.

Приказы, издаваемые в Роструде, не должны противоречить законодательству Российской Федерации, Положению о Федеральной службе по труду и занятости и ранее изданным приказам.

2.3.3. Приказами оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы Роструда.

Проекты приказов по кадровым вопросам готовит Отдел по вопросам государственной службы и кадров Управления делами и контроля.

2.3.4. Ответственность за подготовку проекта приказа, его согласование с заинтересованными структурными подразделениями несет руководитель структурного подразделения, которому поручена подготовка приказа.

Контроль за правильностью оформления приказов, а также проведение правовой и антикоррупционной экспертизы проектов приказов осуществляет Управление правового обеспечения, социального партнерства и международной деятельности Роструда.

2.3.5. Приказы по основной деятельности издаются во исполнение нормативных правовых актов органов государственной власти в целях осуществления управленческой деятельности, вытекающей из функций и задач Роструда.

Приказы составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения.

Поручения, содержащиеся в приказах, должны быть конкретными, обеспеченными материально-техническими и финансовыми средствами.

2.3.6. Приказы оформляются на бланках установленной формы метрическим аналогом шрифта Times New Roman размером N 14 через 1,5 межстрочный интервал. Допускается оформление приложений к приказу, содержащих таблицы, шрифтом N 12.

2.3.7. Приказ имеет следующие реквизиты:

а) Государственный герб Российской Федерации;

б) полное наименование Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации;

в) наименование федерального органа исполнительной власти - Федеральная служба по труду и занятости (Роструд);

г) наименование вида акта (приказ);

д) дата подписания и номер;

е) заголовок;

ж) текст;

з) подпись.

2.3.8. Заголовок кратко и точно отражает содержание приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру. Например:

Об утверждении временной Инструкции по делопроизводству

в центральном аппарате Федеральной службы по труду

и занятости

2.3.9. Дата приказа оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа.

2.3.10. Текст приказа отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Не допускается разрыв дат, знака "N" и самого номера, фамилии и инициалов при переносе их на другую строку, а также переносов в тексте приказа.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной (постановляющей).

В преамбуле приказа кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.п. Если приказ издается на основании другого правового акта, то в констатирующей части указывается его структурная единица, наименование вида этого документа в творительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок, источник официального опубликования. Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в обосновании и разъяснении. Преамбула завершается словом "приказываю", которое печатается в разрядку.

Распорядительная часть приказа должна содержать перечисление предписываемых действий. Распорядительная часть оформляется в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые имеют буквенную или цифровую нумерацию.

Если поручение дается конкретному подразделению, его наименование пишется полностью, в скобках указываются фамилия и инициалы руководителя подразделения в именительном падеже. Например:

... приказываю:

1. Управлению осуществления федерального надзора в сфере труда (Фамилия И.О.) провести проверку соблюдения трудового законодательства и иных нормативно правовых актов ...

Если поручение дается конкретному исполнителю, его должность и фамилия указываются без скобок в дательном падеже. Например:

3. Главному бухгалтеру (Фамилия И.О.) подготовить и представить на рассмотрение и утверждение смету командировочных расходов на 2019 год

...

Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме. Не допускается употреблять неконкретные выражения типа "усилить", "ускорить", "обеспечить в кратчайшие сроки".

Значительные по объему приказы делятся на главы или разделы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки.

В качестве исполнителей указываются соответствующие структурные подразделения и (или) конкретные должностные лица.

Пункт "довести до сведения..." в приказ не включается, структурные подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с приказом.

При оформлении текста приказа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Порядковые номера страниц проставляются по центру верхнего поля страницы арабскими цифрами.

2.3.11. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия печатаются от правой границы текстового поля.

2.3.12. В приказах не допускается:

применение произвольных сокращений или искажение наименований структурных подразделений и территориальных органов-исполнителей;

применение произвольных (не общепринятых) технических и других терминов, сокращенных слов и наименований.

2.3.13. Приложение к приказу оформляется на отдельных листах бумаги. Заголовок приложения печатается центрированным способом. Страницы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второй. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Если в тексте приказа дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение", ниже дается ссылка на приказ, его дату и номер. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал, 12 шрифтом, например:

При наличии в тексте приказа формулировки "Утвердить прилагаемое" (положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.п.) на первой странице приложения в правом верхнем углу располагается слово "УТВЕРЖДЕНО" в соответствующей редакции со ссылкой на правовой акт, его дату, номер, например:

Слово "УТВЕРЖДЕНО", входящее в состав грифа утверждения, согласуется с видом утверждаемого документа в роде и числе: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

Если к документу (положению, порядку, перечню и т.п.), утверждаемому приказом, имеется самостоятельное приложение, то на первой странице этого приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение", ниже дается полное название документа и ссылка на приказ (дату и номер), которым документ утвержден, например:

Графы и строки таблицы, оформляемой приложением, имеют заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

При расположении таблицы на 2 и более страницах графы таблицы нумеруются и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

2.3.14. Визирование проекта приказа осуществляется в следующем порядке.

Проект приказа по основной деятельности визируется исполнителем и руководителем структурного подразделения, подготовившего проект приказа, руководителями заинтересованных структурных подразделений, заместителями руководителя Роструда, курирующими вопросы основной деятельности Роструда, по которым вносится проект приказа, а также начальником Управления делами и контроля и начальником Управления правового обеспечения, социального партнерства и международной деятельности (их заместителями). Визы включают личные подписи визирующих, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра приказа.

Все проекты приказов визируются до представления руководителю Роструда на подпись.

Визирование приказов, направляемых на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации, начальником Управления правового обеспечения, социального партнерства и международной деятельности или лицом, исполняющего его обязанности осуществляется на обороте каждого листа приказа и приложений к нему.

На оборотной стороне последнего листа приказа должны содержаться визы, подтверждающие согласование нормативного правового акта с Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации или другими федеральными органами исполнительной власти, в случае если такое согласование является необходимым.

Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

2.3.15. Приказы подписывает руководитель Роструда, в его отсутствие - лицо его замещающее.

К проекту приказа по основной деятельности, представляемого на подпись руководителю Роструда, прилагается служебная записка (справка), подписанная руководителем структурного подразделения, подготовившего проект приказа, в которой излагается существо вопроса с необходимыми расчетами, обоснованиями и пояснениями.

2.3.16. Подписанные приказы подлежат обязательной регистрации в отделе делопроизводства и контроля или в отделе по вопросам государственной службы и кадров Управления делами и контроля.

Датой приказа является дата его подписания. Внесение изменений в подписанный приказ не допускается.

2.3.17. Приказы по основной деятельности нумеруются и регистрируются в порядке валовой нумерации в пределах календарного года в СЭД Роструда.

Приказы по основной деятельности и приказы по кадровым вопросам нумеруются отдельно.

Приказы по основной деятельности регистрируются и хранятся в отделе делопроизводства и контроля, приказы по кадровым вопросам - в отделе по вопросам государственной службы и кадров Управления делами и контроля.

Номер приказа по основной деятельности состоит только из порядкового номера, номер кадрового приказа - порядкового номера с добавлением следующих буквенных индексов:

"к" - кадровые приказы;

"км" - приказы о командировках работников Роструда;

"рк" - кадровые приказы по личному составу руководителей территориальных органов Роструда;

"о" - приказы об отпусках.

2.3.18. Одновременно с разработкой проекта приказа решается вопрос о необходимости внесения изменений или признания утратившими силу ранее изданных приказов или их отдельных положений.

Внесение изменений в приказы или признание их утратившими силу оформляется отдельными приказами. Допускается отражение в одном из пунктов приказа положений о признании ранее изданного приказа утратившим силу. При этом соответствующий пункт приказа должен начинаться словами "Признать утратившим силу" и содержать ссылку на признаваемый утратившим силу приказ (отдельное положение) с указанием его даты, номера, наименования, а также даты и регистрационного номера, присвоенного Министерством юстиции Российской Федерации при государственной регистрации, либо даты и номера письма Министерства юстиции Российской Федерации, которым приказ признан не нуждающимся в государственной регистрации.

2.3.19. В ходе рассмотрения представленных на визирование проектов приказов Управление правового обеспечения, социального партнерства и международной деятельности принимает решение о необходимости (отсутствии необходимости) направления проекта приказа на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации.

Подготовка и оформление приказов Роструда, направляемых на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации, осуществляется в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации", а также с приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 23 апреля 2020 г. N 105 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 27 апреля 2020 г., регистрационный N 58222).

2.3.20. Зарегистрированный Министерством юстиции Российской Федерации приказ передается структурным подразделением, разработавшим приказ, в отдел делопроизводства и контроля в день его получения из Министерства юстиции Российской Федерации.

2.3.21. Приказы могут издаваться Рострудом совместно с другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти (органами).

Совместные приказы федеральных органов исполнительной власти (органов) печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм).

При оформлении совместного приказа:

наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;

наименование вида документа - ПРИКАЗ - располагается центрованным образом;

дата - единая, соответствует дате последнего подписания;

регистрационный номер состоит из регистрационных номеров приказов каждого из федеральных органов исполнительной власти (организаций), проставляемых через косую черту в порядке указания авторов приказа;

подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти (организаций) располагаются на одном уровне.

Образец оформления совместного приказа приводится в приложении N 7 к Инструкции.

2.3.22. При размножении приказов личная подпись руководителя (заместителя руководителя) закрывается, на ее месте ставится печать Управления делами и контроля.

Приказы направляются адресатам отделом делопроизводства и контроля по СЭД в соответствии с указателем рассылки.

2.3.23. Протокол совещания у руководителя Роструда.

Деятельность по совместной выработке решений на совещаниях, заседаниях и т.д. оформляется протоколами.

Протокол совещания у руководителя Роструда составляется помощником Руководителя.

Протокол совещания у заместителей руководителя Роструда составляется соответствующим сотрудником (руководителем) структурного подразделения Роструда, обеспечивающим подготовку материалов к совещанию.

2.3.24. Протокол совещания имеет следующие реквизиты:

а) наименование;

б) дата и номер;

в) текст;

г) подпись.

В наименовании протокола указывается (обозначается) должностное лицо, проводившее совещание. Название располагается центрованным образом, например:

Дата оформляется словесно-цифровым способом, например: 12 декабря 2019 г.

Регистрация протоколов оперативных совещаний у руководителя Роструда осуществляется помощником руководителя. Номер протокола оперативного совещания состоит из порядкового номера протокола в пределах календарного года и первых букв имени и отчества руководителя, например: 38МЮ.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются инициалы и фамилии лиц, присутствовавших на совещании.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатается список ответственных работников Роструда, принимающих участие в совещании, например:

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрировано размером шрифта N 14 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более интервала. Под чертой в скобках указываются фамилии докладчика и должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Подпись включает наименование должности лица, председательствовавшего на совещании, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля.

2.3.23. Регистрация в СЭД Роструда, формирование в дела и передача подлинников протоколов оперативных совещаний руководства Роструда в архив осуществляется отделом делопроизводства и контроля.

Образец оформления протокола оперативного совещания у руководителя Роструда приводится в приложении N 8 к Инструкции.

Протоколы селекторных совещаний, заседаний комиссий и т.п. у руководителя (заместителей), руководителей структурных подразделений Роструда оформляются аналогично протоколам совещаний у руководителя Роструда и регистрируются в структурных подразделениях Роструда, проводящих эти совещания.

Оригиналы протоколов селекторных совещаний в Роструде хранятся в соответствии с номенклатурой дел в отделе делопроизводства и контроля.

2.3.25. Поручение.

Поручение руководителя или заместители руководителя Роструда - это внутренний документ Роструда, обязательный для исполнения работниками Роструда и его территориальных органов.

2.3.26. Подготовку проектов поручений руководителя или заместителей руководителя Роструда осуществляют структурные подразделения Роструда по вопросам, относящимся к их сфере деятельности. Ответственность за качественную подготовку поручений несут руководители структурных подразделений.

2.3.27. Поручения печатаются на чистых листах бумаги размером A4 и имеют следующие реквизиты:

а) наименование должности руководителя Роструда (заместитель руководителя);

б) вид документа (поручение);

в) дата и номер;

г) текст поручения;

д) указание на наличие приложений;

ж) подпись и ее расшифровка.

Дата оформляется словесно-цифровым способом, например: 15 марта 2019 г.

Номер поручения состоит из порядкового номера поручения в пределах календарного года с добавлением буквы "п", например: 57п.

Поручения руководителя или заместителей руководителя визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, его подготовившего, а также заинтересованными лицами, в нижней части оборотной стороны листа, на котором ставится подпись руководители или его заместителя.

Регистрация и рассылка по указанным в поручении исполнителям осуществляется через СЭД Роструда.

Образец оформления поручения руководителя Роструда или его заместителей приводится в приложении N 9 к Инструкции.

2.3.28. Оригиналы поручений руководителя Роструда или его заместителей регистрируются и хранятся в отделе делопроизводства и контроля.

2.3.29. Служебные письма.

Служебные письма Роструда готовятся:

как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

как ответы на поручения Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации;

как исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Роструда;

как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектов актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации;

как ответы на запросы различных организаций, предприятий и обращения граждан;

как инициативные письма.

2.3.30. Служебное письмо готовится на бланке письма. При составлении писем оформляются реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка об исполнителях, в необходимых случаях - отметка о приложении.

2.3.31. Если письмо является ответом на поступивший запрос или просьбу, заполняется реквизит "ссылка на регистрационный номер и дату поступившего письма".

Если письмо направляется адресату по электронной почте или по факсу без досылки по почте, вместо почтового адреса указывается адрес электронной почты.

2.3.32. Текст служебного письма должен точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководства, касаться одного или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны.

2.3.33. При составлении деловых писем используется вступительное обращение и заключительная этикетная фраза.

2.3.34. Текст письма излагается:

от 1-го лица множественного числа ("просим...", "предлагаем...", "напоминаем...";

от 3-го лица единственного числа ("Управление контроля и координации в сфере занятости населения считает возможным...");

от 1-го лица единственного числа ("прошу..."), "предлагаю..."), если письмо оформляется на должностном бланке.

При указании в тексте фамилии лица инициалы ставятся после фамилии. В служебных письмах используются:

вступительное обращение:

Уважаемый господин Министр!

Уважаемый господин Иванов!

Уважаемый Иван Петрович!

Уважаемые господа!

заключительная этикетная фраза: "С уважением, ...".

Наименование должности в обращении пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

2.3.35. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя Роструда на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

2.3.36. Служебное письмо до представления на подпись должно быть согласовано (завизировано) со всеми заинтересованными структурными подразделениями Роструда в соответствии с резолюцией руководства.

Документ, направленный на согласование в структурные подразделения Роструда и не имеющий пометки "Срочно", должен находиться на согласовании не более 3 дней с момента получения.

Визирование с замечаниями без представления самих замечаний не допускается. Замечания рассматриваются ответственным за исполнение структурным подразделением Роструда и учитываются при доработке окончательного ответа. Визовой экземпляр проекта письма оформляется на стандартных листах бумаги.

2.3.37. Служебное письмо подписывается руководителем или другим уполномоченным им лицом. Подписанное служебное письмо подлежит регистрации и отправке.

Служебные письма, подписываемые руководителем Роструда и заместителями руководителя Роструда, должны иметь номер, присваиваемый отделом делопроизводства и контроля.

Не допускается отправлять адресатам письма, не имеющие даты и регистрационного номера. Датой письма является дата его подписания.

2.3.38. Оформление служебных писем при переписке с зарубежными корреспондентами.

2.3.39. Письма, направляемые зарубежным корреспондентам (в том числе адресатам государств - бывших республик в составе СССР), оформляются на бланке письма Роструда на русском и одном из иностранных языков.

2.3.40. Подлинник письма, оформленный на одном из иностранных языков, должен быть идентичен по содержанию экземпляру на русском языке с визами заинтересованных лиц.

2.3.41. После подписания письма руководителем или иным уполномоченным лицом:

экземпляр письма, оформленный на бланке, подписанный руководителем и зарегистрированный в Управлении делами и контроля Роструда, направляется адресату;

копия письма с визой исполнителя и экземпляр письма, составленный на русском языке, с визами заинтересованных лиц помещаются в дело.

2.3.42. Письма, направляемые зарубежным адресатам, должны иметь следующие реквизиты: адресат, дата, регистрационный номер, текст, подпись.

При необходимости могут оформляться реквизиты "ссылка на регистрационный номер и дату поступившего письма" и "заголовок к тексту". На копии письма, помещаемой в дело, дополнительно проставляется отметка об исполнителе.

2.3.43. Реквизит "адресат" оформляется справа под реквизитами бланка. Адресатом письма может быть организация или конкретное лицо.

Если письмо адресовано организации, сначала дается ее наименование, затем - почтовый адрес в последовательности: номер дома или здания, название улицы; название города; страна.

Каждый элемент адреса пишется на отдельной строке. Название города, как правило, печатается прописными буквами. Например:

Brook & Son Toymakers

61 - 71 Steel Street

BRIDGETOWN

BR61 7RE

U.S.A.

Слова Avenue, Street, Place и иные в адресе пишутся с прописной буквы.

При оформлении почтового адреса зарубежным корреспондентам пунктуация не применяется.

При адресовании писем необходимо учитывать традиции, характерные для отдельных стран (например, в Великобритании после указания города может быть указано графство, в США - название штата).

Если в названии фирмы присутствует фамилия лица (например, W. Edward & Co., Ltd), перед названием фирмы принято ставить слово Messrs (сокращение от Messieurs - господа).

Если письмо адресуется конкретному лицу, перед названием организации указывают фамилию и должность работника или его должность. Например:

Mr. Andrew Roach

Sale Manager

Super Toys Ltd

Chatfield Road

NEWTOWN

NE12 OLD

U.S.A.

В письмах зарубежным адресатам дата оформляется словесно-цифровым способом в последовательности: день, месяц, год.

Например: 24 января 2019 г.

2.3.44. При составлении письма на английском языке допускается оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца.

Например: 2019, January 24.

2.3.45. В письмах зарубежным адресатам используются вступительные обращения по должности или по фамилии адресата. Например:

Уважаемый господин Торговый советник!

Уважаемый господин Ангелов!

Заканчивается письмо заключительной этикетной фразой "С уважением, ..."

2.3.46. Составление телеграмм.

Телеграфная переписка допускается с иногородними адресатами в исключительных случаях или по срочным вопросам, а также по г. Москве.

2.3.47. Передача телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222.

2.3.48. Телеграммы, подготовленные в Роструде, визируются и подписываются в соответствии с общими требованиями, предъявляемыми к подготовке писем. Дата телеграммы должна соответствовать дате ее отправки.

2.3.49. Текст телеграммы должен быть предельно кратким (не более 300 слов), без союзов, предлогов, если их отсутствие не искажает смысла ("не" опускать нельзя).

2.3.50. Телеграфный адрес состоит из наименования места назначения, условного наименования организации и фамилии должностного лица получателя (прописными буквами), например:

МОСКВА УЛИЦА БУТЛЕРОВА ДОМ 17

При адресовании телеграммы с одинаковым текстом в несколько адресов прилагается список рассылки, подписанный руководителем структурного подразделения. Размножается нужное количество экземпляров и в каждую телеграмму вносится соответствующий почтовый адрес.

2.3.51. Цифры в подаваемой телеграмме могут быть написаны либо знаками цифр, либо словами.

Содержащиеся в тексте телеграммы числовые значения, точность передачи которых важна для пользователя, должны быть написаны отправителем полными словами. Знаки "точка", "запятая" и "кавычки", а также "скобка" могут быть написаны в телеграмме либо полными словами, либо сокращенными словами ("тчк", "зпт", "квч" и "скб" соответственно), либо соответствующими символьными знаками.

Знаки "вопросительный знак", "тире" ("минус"), "плюс" и "дробная черта" могут быть написаны либо полными словами, либо соответствующими символьными знаками.

Знаки "номер", "двоеточие" и "восклицательный знак" могут быть написаны либо полными словами, либо сокращенно ("нр", "двтч" и "вскл" соответственно).

Другие знаки могут быть написаны только полными словами.

2.3.52. Текст телеграммы печатается в двух экземплярах прописными буквами через 1,5 интервала без красной строки и абзацев, без переноса слов, поправок и исправлений.

Если телеграмма является ответом, то текст начинается с номера документа, на который дается ответ. Основание для ответа прилагается к проекту телеграммы.

Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрами. В конце текста проставляется исходящий номер Роструда.

2.3.53. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой. Подпись должностного лица, от имени которого передается текст, печатается с новой строки. Допускается не указывать инициалы и должность лица, от имени которого передается телеграмма.

Ниже подписи под разделительной чертой пишется полный почтовый адрес, полное название Роструда и фамилия подписавшего телеграмму. Подпись заверяется печатью "Для телеграмм".

2.3.54. В случае подачи отправителем телеграмм вида "с уведомлением о вручении телеграфом" уведомление о вручении телеграммы передается в адрес Роструда, только после доставки (вручения) телеграммы адресату.

2.3.55. Подписанные телеграммы передаются для регистрации и отправки в отдел делопроизводства и контроля.

В телеграммах, подписываемых руководителями нескольких организаций, каждая подпись заверяется гербовой печатью соответствующей организации.

2.3.56. Поздравительные телеграммы и телеграммы, выражающие соболезнования не регистрируются.

2.3.57. Подлинник подписанной телеграммы передается для отправки адресату на обслуживающее Роструд почтовое отделение. Второй экземпляр с визами остается в отделе делопроизводства и контроля.

Образец оформления телеграммы приводится в приложении N 10 к Инструкции.

2.4. Согласование проектов документов. Подписание

(утверждение) проектов документов

2.4.1. Согласование проекта документа проводится до его подписания руководителем Роструда или лицом его замещающим.

Согласование проекта документа организуется непосредственным исполнителем (составителем) и руководителем подразделения-исполнителя и проводится в пределах установленного срока исполнения.

2.4.2. Согласование проектов документов может осуществляться как в бумажном варианте, так и в автоматизированном режиме посредством направления проектов документов лицам, назначенным в качестве согласующих, и оформления результатов согласования в СЭД Роструда. Исполнитель оформляет лист согласования с приложением электронных сообщений лиц, участвовавших в согласовании проекта документа.

Согласование проектов документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется только в бумажном виде.

2.4.3. Проекты документов согласуются:

непосредственным исполнителем и руководителем структурного подразделения-исполнителя;

соисполнителями (при их наличии);

заместителями руководителя организации, курирующими затронутые в проекте документа вопросы (если документ подписывается (утверждается) руководителем);

Управлением правового обеспечения, социального партнерства и международной деятельности Роструда;

Управлением делами и контроля Роструда.

Проекты документов, реализация которых требует финансовых затрат, согласовываются с Управлением социальных гарантий, бюджетных процедур и финансирования.

Не допускается направлять на согласование проект документа одновременно двум или более работникам одного структурного подразделения. В качестве лиц, согласующих проект документа, должны выступать преимущественно руководители структурных подразделений.

2.4.4. Внешнее согласование проекта документа осуществляется посредством направления проекта в другую организацию с сопроводительным письмом, в котором указывается срок согласования.

Если организации, согласующие проект документа, являются участниками одной СЭД, согласование может быть проведено в СЭД без направления сопроводительного письма и одновременно с внутренним согласованием.

2.4.5. Установлены следующие сроки согласования проектов конкурсных документаций, государственных контрактов, договоров, дополнительных соглашений к ним, а также иных документов:

а) Управление делами и контроля - в течение 1 рабочего дня с момента поступления документов;

б) Управление социальных гарантий, бюджетных процедур и финансирования - в течение 3 рабочих дней с момента поступления документов;

в) Управление правового обеспечения, социального партнерства и международной деятельности - в течение 2 рабочих дней с момента поступления документов.

Сроки согласования проектов документов, направляемых на внешнее согласование, не должны составлять более 30 календарных дней.

В конкретных случаях в зависимости от содержания и назначения документа срок согласования может быть сокращен или увеличен по решению руководителя, курирующего направление деятельности, по которому готовится проект документа.

При согласовании деловых (служебных) писем визы проставляются на копии письма (визовой экземпляр), который после подписания подлинника письма и его регистрации помещается в дело, или на обороте подлинника письма, если письмо направляется адресату по факсу или электронной почте. Этот же экземпляр письма после отправки адресату (по факсу или электронной почте в виде электронной копии) помещается в дело.

2.4.6. После завершения процедуры согласования (при создании подлинника документа на бумажном носителе) лист согласования распечатывается из СЭД, прикладывается к проекту документа и представляется на подпись руководителю организации (иному уполномоченному им лицу).

Согласование внутренних документов, создание, хранение и использование которых осуществляется посредством СЭД, проводится в СЭД в электронном виде.

При согласовании проектов внутренних документов, созданных на бумажном носителе, визы проставляются на визовом экземпляре проекта документа.

2.4.7. В ходе согласования проекта документа работник, согласующий документ, принимает одно из следующих решений:

согласовать проект документа без замечаний;

согласовать проект документа с замечаниями;

отклонить проект документа.

Если проект документа согласован с замечаниями, это означает, что замечания носят редакционный характер, и после их принятия исполнителем проект не требует повторного согласования.

Проект документа отклоняется лицом, согласующим документ, в случаях:

наличия существенных замечаний по проекту документа;

несогласия с проектом документа.

2.4.8. Несогласованный проект документа требует доработки по высказанным замечаниям, переоформления и повторного согласования.

2.4.9. Решение о том, принимать или не принимать неучтенные замечания принимает руководитель.

В случае если руководитель принимает решение о необходимости учесть замечания, отклоненные исполнителем, исполнитель дорабатывает проект документа в соответствии с высказанными замечаниями.

Если руководитель соглашается с мнением исполнителя, он подписывает (утверждает) документ.

2.4.10. Документы подписываются руководителем Роструда или иными уполномоченными им должностными лицами.

2.4.11. Отдельные виды внутренних документов (служебные, объяснительные записки) на имя руководителя структурного подразделения подписываются исполнителем (составителем), если разрешаемые при этом вопросы не выходят за пределы его компетенции.

2.4.12. Документы, направляемые в высшие органы государственной власти, на имя первых руководителей федеральных органов исполнительной власти, руководителей субъектов Российской Федерации, подписываются руководителем Роструда или лицом, исполняющим его обязанности.

2.4.13. Документы, направляемые в подведомственные и сторонние организации, подписываются заместителями руководителя Роструда, иными должностными лицами организации в соответствии с предоставленными им полномочиями.

2.4.14. Документ подписывается двумя или более лицами, если за содержание документа несут ответственность несколько работников (документы, подготовленные несколькими подразделениями или организациями, рабочей группой, комиссией).

2.4.15. Подписывается, как правило, один экземпляр документа. Совместный документ подписывается в количестве, соответствующем количеству организаций, создавших документ.

При направлении письма или внутреннего информационно-справочного документа нескольким адресатам (не более четырех) подписывается каждый отправляемый экземпляр документа.

III. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Документооборот включает всю последовательность перемещения документов в Роструде, а также операции, совершаемые с документами в процессе их создания и исполнения.

В документообороте Роструда выделяются документопотоки: входящие (поступающие) документы; исходящие (отправляемые) документы; внутренние документы.

3.1 Прием и первичная обработка поступающих документов

3.1.1. Доставка документов в Роструд осуществляется средствами почтовой связи, фельдъегерской и курьерской связи, нарочными и различными видами электросвязи (телеграфная, телефонная, электронная почта, СЭД, система межведомственного электронного документооборота (далее - система МЭДО).

Средствами почтовой связи в Роструд доставляется письменная корреспонденция в виде простых, заказных и ценных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также телеграмм и печатных изданий.

По каналам электрической связи поступают: факсограммы, телефонограммы, электронные документы.

МЭДО - система, предназначенная для передачи электронных сообщений, содержащих общедоступную информацию и информацию, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации, между автоматизированными рабочими местами уполномоченных работников Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации и федеральными органами исполнительной власти.

Обмен документами по системе МЭДО организован в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота" и техническими требованиями, утвержденными распоряжением Правительства Российской Федерации от 2 октября 2009 г. N 1403-р, предусматривающими утверждение технических требований к организации взаимодействия системы МЭДО с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти.

3.1.2. Все поступающие в Роструд документы проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение и регистрацию.

Прием и первичная обработка документов, поступивших в рабочее время, осуществляется централизованно отделом делопроизводства и контроля. При поступлении документов в нерабочее время они принимаются ответственным дежурным (работником приемной руководителя Роструда).

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю с пометкой на конверте "К Роструду не относится".

При обнаружении повреждения, при отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в 3 экземплярах: первый остается в экспедиции, второй приобщается к поступившему документу, а третий направляется отправителю документа.

При необходимости работник экспедиции связывается с исполнителем присланного документа и решает вопрос по телефону.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов, а также причину возврата документа.

Кроме того, конверты сохраняются и прилагаются к заявлениям, жалобам, ответам на жалобы и другим документам, связанным с рассмотрением дел в судах общей юрисдикции и арбитражных судах, а также к решениям, определениям и постановлениям судов.

Не вскрываются пакеты и конверты, поступившие из зарубежных стран и их представительств в России на иностранных языках, а также с отметкой "Лично" ("Private") - передаются непосредственно адресату.

3.1.3. Поступившие обращения граждан для рассмотрения и регистрации передаются в отдел по работе с обращениями граждан Управления делами и контроля вместе с конвертами.

3.2. Предварительное рассмотрение документов

3.2.1. Все поступившие в Роструд документы проходят предварительное рассмотрение и регистрацию в отделе делопроизводства и контроля.

3.2.2. Документы, адресованные руководству Роструда, а также не имеющие указания конкретного должностного лица или структурного подразделения, предварительно рассматриваются в Управлении делами и контроля, а затем направляются руководству или в структурные подразделение Роструда.

Предварительное рассмотрение документов осуществляется исходя из оценки их содержания на основании установленного распределения обязанностей.

3.2.3. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно руководителям структурных подразделений или иным должностным лицам Роструда.

3.2.4. Поступившие телеграммы принимаются и регистрируются по тем же правилам, что и служебные письма. На рассмотрение передаются незамедлительно.

3.2.5. Первичная обработка и предварительное рассмотрение электронных документов, полученных по информационно-телекоммуникационным каналам связи (электронная почта, МЭДО, сайт Роструда) от организаций и граждан, соответствует работе с входящими документами.

3.3. Порядок регистрации входящих (поступающих) документов

3.3.1. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и (или) использования в справочных целях. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Регистрируются документы, поступающие из других органов и организаций и от физических лиц, а также создаваемые в Роструде внутренние документы.

3.3.2. Вся поступающая (входящая) в Роструд корреспонденция регистрируется отделом делопроизводства и контроля (кроме корреспонденции с грифом "Секретно").

Документы ограниченного доступа с пометкой "Для служебного пользования" регистрируются отделом делопроизводства и контроля.

Обращения граждан регистрируются в отделе по работе с обращениями граждан Управления делами и контроля.

Регистрация поступившего электронного документа осуществляется в порядке, аналогичном порядку доведения корреспонденции, поступающей почтовой или фельдъегерской связью.

3.3.3. Регистрация документов, поступивших в отдел делопроизводства и контроля, осуществляется дифференцированно в зависимости от их характера с использованием СЭД Роструда.

3.3.4. Не подлежат регистрации в Роструде:

- ошибочно поступившие документы (в том числе документы, направленные в Роструд для пересылки (например, электронные обращения с просьбой пересылки документов в ГИТ);

- печатные издания (книги, журналы, газеты);

- поздравительные письма (открытки);

- поздравительные телеграммы и телеграммы, выражающие соболезнования;

- пригласительные билеты, приглашения;

- рекламные материалы (письма, листовки, проспекты, буклеты и т.п.).

3.3.5. Документы регистрируются один раз. Регистрация входящих документов осуществляется в день их поступления или на следующий рабочий день при поступлении документов в конце рабочего дня или в нерабочее время.

Регистрация обращений граждан в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации" осуществляется в течение 3 дней с момента поступления обращения.

3.3.6. Сведения о поступившем документе вносятся в регистрационно-контрольную карточку (далее - РКК) СЭД Роструда, а документу присваивается регистрационный номер. РКК используются для учета, контроля исполнения поиска документа и сбора данных для статистической справки по документообороту.

3.3.7. При регистрации документа в РКК вводятся необходимые данные о документе с использованием установленного набора обязательных реквизитов.

Устанавливается следующий обязательный минимум реквизитов регистрации:

наименование вида документа;

дата и регистрационный номер документа;

категория организации;

корреспондент (подписант);

способ доставки;

входящая резолюция и ее автор;

краткое содержание документа;

указания по исполнению документа (исполнитель, содержание поручения, автор, дата).

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами (например: статус документа, периодичность, связи и т.д.).

При наличии в документе ссылки на предыдущий документ обязательно в РКК делается отметка о его номере и дате, заполнив реквизит - связи РКК.

3.3.8. Для быстрой идентификации и ускорения поиска все поступающие в Роструд документы (за исключением документов, поступивших в форме электронных документов) маркируются сформированным в СЭД штрих-кодом с регистрационным номером и датой поступившего документа.

Штрих-код распечатывается и наклеивается на входящие бумажные документы в отделе делопроизводства и контроля.

3.3.9. Документы (кроме документов с пометкой "Для служебного пользования"), поступившие на бумажном носителе, сканируются, электронная копия документа загружается в СЭД и присоединяется к РКК документа.

Корреспонденция на иностранных языках, адресованная руководству Роструда, после регистрации передается в отдел контроля за деятельностью частных агентств занятости, социального партнерства и международной деятельности Управления правового обеспечения, социального партнерства и международной деятельности для перевода и последующей передачи на рассмотрение руководства. Иная корреспонденция на иностранных языках передается по назначению непосредственно в структурные подразделения Роструда.

3.3.10. Информация о зарегистрированных документах представляет собой информационно-поисковую систему в СЭД Роструда по видам документов (по корреспондентам, авторам документов, по исполнителям и др.), которая используется для определения документооборота, контроля исполнения, анализа исполнительской дисциплины в Роструде.

3.3.11. Поиск конкретного документа в СЭД осуществляется по реквизитам документа (названию, виду документа, дате, номеру документа и т.п.) или по контексту (фразе, содержащейся в искомом документе, или ключевому слову). Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.

Также для ускорения поиска и открытия документа в отделе делопроизводства и контроля используется сканер штрих-кодов, с помощью которого для открытия электронного документа достаточно отсканировать наклеенный на бумажном экземпляре штрих-код.

3.3.12. По завершении предварительного рассмотрения и регистрации документы передаются руководителям соответствующих структурных подразделений для рассмотрения и вынесения резолюции (указания по исполнению).

3.4. Порядок рассмотрения документов руководством Роструда

и доведения документов до исполнителей

3.4.1. Рассмотрение документов руководством Роструда осуществляется в день их поступления. Документы с пометкой "Вручить немедленно", "Весьма срочно", "Срочно", а также телеграммы передаются руководству сразу же по мере их поступления.

Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюции (указании по исполнению) документа.

3.4.2. Рассмотренные руководством Роструда документы возвращаются в отдел делопроизводства и контроля. Работники отдела делопроизводства и контроля вносят резолюции в РКК и направляют документы по СЭД исполнителям.

Ответственным исполнителем документа является лицо, указанное в резолюции первым.

3.4.3. Документы, адресованные заместителям руководителя Роструда, в их отсутствие направляются другим заместителям в соответствии с распределением обязанностей или непосредственно в структурные подразделения.

3.4.4. Документы, поступающие в структурные подразделения, принимаются и обрабатываются лицом, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении.

3.4.5. В случае ошибочного направления документа работник, отвечающий за делопроизводство структурного подразделения, незамедлительно возвращает его в отдел делопроизводства и контроля для перенаправления по принадлежности - передача документа, минуя отдел делопроизводства, не допускается.

Отделом делопроизводства и контроля производится переадресование документа в СЭД (путем отмены прежней рассылки). Информация о замене исполнителя фиксируется в РКК.

В случае неоднократной переадресовки документа из одного структурного подразделения Роструда в другие Управление делами и контроля направляет их одному из заместителей руководителя Роструда для определения структурного подразделения-исполнителя.

3.4.6. Для фиксации факта передачи входящих документов и их копий на бумажном носителе исполнителям в структурные подразделения Роструда используются журналы передачи документов.

3.4.7. Документы, поступившие из других организаций непосредственно в структурное подразделение и подлежащие регистрации, должны в обязательном порядке передаваться на регистрацию в отдел делопроизводства и контроля.

3.4.8. Руководители структурных подразделений обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль качественного исполнения документов.

3.4.9. Документы, присланные или переданные на согласование (визирование), в том числе проекты приказов и протоколов, подписываемых руководителем Роструда, рассматриваются и визируются в первоочередном порядке.

3.5. Порядок регистрации исходящих (отправляемых) документов

3.5.1. Исходящие документы, завизированные всеми заинтересованными лицами и подписанные руководителем Роструда или его заместителями, регистрируются и отправляются (в том числе по СЭД и МЭДО) в отделе делопроизводства и контроля.

3.5.2. Исходящие документы, завизированные всеми заинтересованными лицами и подписанные начальниками структурных подразделений и их заместителями, регистрируются и отправляются (в том числе по СЭД и МЭДО) ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Роструда.

3.5.3. Регистрация исходящих документов осуществляется в день подписания или на следующий рабочий день, если документы были подписаны в конце рабочего дня или в нерабочее время.

3.5.4. Перед регистрацией исходящих документов проверяется правильность оформления документов (в том числе наличие подписей, виз, правильность написания адресов), а также указанных в исходящих документах приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов по указателю рассылки, наличие отметки об исполнителе.

3.5.5. При регистрации исходящего письма в СЭД сведения об отправляемом документе фиксируются в РКК, к которой прикрепляется электронная копия отправляемого документа.

Если РКК была создана в СЭД при подготовке проекта документа, то при регистрации исходящего документа в нее добавляются сведения о регистрационном номере, дате регистрации и другие сведения об исходящем документе.

Номер и дата исходящего документа после сохранения РКК исходящего документа в СЭД автоматически переносится в РКК входящего документа, на который готовился ответ, на основании чего входящий документ-основание считается исполненным или нет. При регистрации исходящего документа указывается, является ли регистрируемый документ закрывающим или промежуточным. Если в РКК нет ссылки на документ-основание, то письмо считается инициативным.

На исходящий документ, подписанный руководителем Роструда или его заместителями, распечатывается и наклеивается штрих-код с указанием исходящего номера и даты.

3.5.6. Дата регистрации и регистрационный номер проставляются на отправляемом документе, а также на копии исходящего документа, помещаемой в дело.

3.5.7. Исходящие документы за подписью руководителя или его заместителей в отдел делопроизводства и контроля представляются на регистрацию в 3 экземплярах (подлинник и 2 копии). Одна копия документа на бумажном носителе с визами согласования и основаниями (списанными в дело и снятыми с контроля, если документ контрольный) помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел Управления делами и контроля, другая копия с регистрационным номером и датой регистрации возвращается в структурное подразделение, подготовившее документ.

При необходимости копию исходящего письма исполнитель может распечатать из СЭД Роструда.

В рамках электронного документооборота если исходящий документ отправляется адресатам-участникам системы МЭДО, то его электронная копия отправляется адресату, визовая копия на бумажном носителе помещается в соответствующее дело Управления делами и контроля, а подлинник документа возвращается исполнителю.

Электронные документы после их подписания электронной подписью и отправки адресату хранятся в базе данных СЭД.

3.5.8. Документы для отправки передаются в экспедицию полностью оформленные с указанием почтового адреса или с указателем рассылки и соответствующим количеством экземпляров.

На международные почтовые отправления адрес представляется исполнителем на русском языке и латинскими буквами.

3.5.9. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются, как правило, в день их подписания, но не позднее следующего рабочего дня.

3.5.10. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководства Управления делами и контроля.

3.5.11. Документы, оформленные без соблюдения правил, установленных разделом II Инструкции, к отправке отделом делопроизводства и контроля не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку независимо от факта подписания.

3.6. Порядок отправки документов

3.6.1. В зависимости от содержания и срочности документы, отправляемые из Роструда, доставляются адресатам средствами почтовой, фельдъегерской связи, спецсвязи, курьером, а также передаются по каналам электросвязи (телеграф, телефон, электронная почта, МЭДО, СЭД).

3.6.2. Направление электронных копий зарегистрированных исходящих документов адресатам-участникам системы МЭДО, а также по электронной почте происходит в автоматизированном режиме с использованием СЭД Роструда.

Персональную ответственность по контролю за своевременной отправкой документов в системе электронного документооборота несут:

за отправку документов за подписью руководителя Роструда или его заместителей - отдел делопроизводства и контроля;

за отправку документов за подписью руководителей структурных подразделений Роструда - работники структурных подразделений, ответственные за делопроизводство.

3.6.3. Документы, адресованные Президенту Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, палатам Федерального Собрания Российской Федерации, Правительству Российской Федерации, Аппарату Правительства Российской Федерации, другим министерствам и ведомствам, передаются в отдел делопроизводства и контроля для отправки фельдъегерской связью.

Документы ограниченного доступа с пометкой "Для служебного пользования" также отправляются фельдъегерской связью или заказным письмом с уведомлением.

Отправка фельдъегерской связью производится один раз в день. Сдача документов для подготовки и отправки фельдъегерской связью должна осуществляться не позднее 11:30 по московскому времени.

Срочная отправка (дополнительный выезд) и отправка по выходным и нерабочим праздничным дням фельдъегерской связью не производится.

3.6.4. Отправка подписанных и зарегистрированных телеграмм осуществляется экспедицией.

Телеграммы для регистрации и дальнейшего оформления принимаются отделом делопроизводства и контроля до 17:00 ежедневно, кроме пятницы. В пятницу - до 16:00.

Все телеграммы вносятся в описи и передаются на почтовое отделение для отправки.

3.6.5. Несмотря на способ отправки, все отправляемые документы должны быть комплектными, со всеми приложениями к каждому документу.

Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.

При отправке документа нескольким адресатам с отдельными приложениями в каждый адрес к документу должен быть подготовлен указатель рассылки, подписанный руководителем структурного подразделения, с указанием фамилии исполнителя. Приложения, предназначенные данному адресату, должны быть скреплены с основным документом.

Отдел делопроизводства и контроля подборку документов и приложений по адресатам не производит.

Ответственность за полноту и комплектность передаваемых на отправку документов возлагается на структурные подразделения - исполнителей документов.

3.6.6. Документы, отправляемые почтовой связью, сортируются по категориям почтовых отправлений, фальцуются и упаковываются. Документы, одновременно отправляемые одному адресату, вкладываются в один конверт.

3.6.7. Конверты заклеиваются, взвешиваются для определения стоимости отправления. Корреспонденция вносится в реестры по каждому виду отправления отдельно (международная, простая, заказная и т.д.).

3.6.8. Подготовленная исходящая корреспонденция оформляется и передается для отправки в почтовое отделение на следующий рабочий день.

3.7. Порядок работы с электронными документами

3.7.1. В Роструде создаются и используются:

а) электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

б) электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в СЭД.

Электронный документ оформляется по общим правилам делопроизводства и имеет реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.

3.7.2. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота Роструда.

3.7.3. При передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью Роструда в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

3.7.4. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в СЭД во внутреннем документообороте Роструда используются способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в Роструде, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.

3.7.5. Система электронного документооборота Роструда должна соответствовать требованиям к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих, в том числе, необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения, утвержденным приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 2 сентября 2011 г. N 221 "Об утверждении требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения".

3.7.6. Документы, создаваемые в Роструде и (или) поступившие в Роструд на бумажном носителе, включаются в СЭД после сканирования и создания электронных образов документа. Включение электронного образа документа в СЭД возможно после его сравнения с подлинником документа.

3.7.7. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД Роструда.

3.7.8. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

3.7.9. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в Роструде в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

3.7.10. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта об уничтожении документов, не подлежащих хранению, установленной формы.

3.8. Учет и анализ объемов документооборота

3.8.1. Учет и анализ объемов документооборота обязателен.

Показатели объема документооборота Роструда используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

3.8.2. Учет количества документов во внутреннем документообороте из структурных подразделений производится по базе данных автоматизированной системы.

За единицу подсчета принимается сам документ без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

Поступающие документы и создающиеся в процессе деятельности Роструда подсчитываются отдельно.

3.8.3. Подсчет объема документооборота проводится по группам документов в целом и по отдельным структурным подразделениям Роструда.

Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме в виде справок о документообороте в Роструде.

IV. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

4.1. Контроль исполнения документов

4.1.1. Контроль исполнения документов - это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Организация контроля исполнения включает в себя предварительную проработку документа, постановку его на контроль, контроль за прохождением и ходом исполнения документа, снятие с контроля, учет, обобщение и анализ результатов исполнения документа, информирование руководства Роструда, а также руководителей структурных подразделений о состоянии исполнительской дисциплины.

4.1.2. Порядок контроля и сроки исполнения документов в Роструде определяются постановлением Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. N 260 "О Регламенте Правительства Российской Федерации и положении об Аппарате Правительства Российской Федерации", Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 N 30, Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 и Регламентом Федеральной службы по труду и занятости, утвержденным приказом Роструда от 11 сентября 2007 г. N 211 (далее - Регламент).

4.1.3. Контролю подлежит исполнение поручений, содержащихся в документах, поступающих от Президента Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, органов судебной власти, а также в запросах и обращениях членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, письмах федеральных органов исполнительной власти, ведомств и организаций, документах, поставленных на контроль в соответствии с указаниями руководителя Роструда и его заместителей по их исполнению.

4.1.4. Контроль исполнения документов в Роструде осуществляется централизованно отделом делопроизводства и контроля.

4.1.5. Контроль исполнения документов, поступающих непосредственно заместителям руководителя Роструда и руководителям структурных подразделений Роструда из Управления делами и контроля, осуществляется работниками приемных заместителей руководителя Роструда и структурных подразделений Роструда, отвечающими за делопроизводство, в сроки, указанные в резолюциях соответствующих руководителей Роструда и установленные Регламентом Роструда.

4.1.6. Контроль за выполнением приказов, поручений и других внутренних документов Роструда осуществляется Управлением делами и контроля и работниками структурных подразделений Роструда, отвечающими за делопроизводство, исходя из содержания поручений в этих документах.

4.1.7. Контроль исполнения документов осуществляется на базе регистрационных данных в СЭД Роструда.

4.2. Сроки исполнения служебных документов

4.2.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

а) поступивших от Президента Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации - с даты подписания документа;

б) поступивших из федеральных органов исполнительной власти, ведомств и организаций - с даты их регистрации в Федеральной службе по труду и занятости.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

а) с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

б) без указания конкретной даты исполнения с пометкой "весьма срочно" - в течение одного дня; "срочно" - в 3-дневный срок;

в) без указания конкретной даты исполнения с пометкой "оперативно" - в 10-дневный срок;

г) без указания конкретной даты исполнения - в срок до 30 дней.

4.2.2. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

4.2.3. В соответствии с приказом Роструда от 27 декабря 2017 г. N 755 "О сроках рассмотрения отдельных поручений Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации" информация и материалы по обращениям граждан, требующим ответа Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации депутатам Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и членам Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, представляются в Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации не позднее, чем за 2 рабочих дня до истечения срока.

Перечень контролируемых документов с указанием сроков исполнения приводится в приложении N 11 к Инструкции.

4.3. Постановка документов на контроль и порядок

рассмотрения документов

4.3.1. Рассмотренные руководством Роструда документы направляются в отдел делопроизводства и контроля для постановки на контроль.

При постановке документа на контроль на резолюции документа делается отметка в виде штампа "КОНТРОЛЬ".

4.3.2. Ответственность за исполнение документа в срок и полноту рассмотрения и разрешения вопроса по существу несет должностное лицо, обозначенное в указаниях по исполнению документа руководства Роструда первым (или обозначенное словом "свод", "ответственный").

Ответственный исполнитель обеспечивает контроль, сбор, обработку и обобщение поступающей информации от соисполнителей и подготовку необходимых проектов ответов для направления на подпись руководству Роструда.

4.3.3. Изменение головного исполнителя и состава соисполнителей осуществляется на основании резолюции руководителя или заместителя руководителя, давшего поручение;

4.3.4. Предложения с обоснованием необходимости изменения головного исполнителя представляются руководителем заинтересованного структурного подразделения в течение 3 рабочих дней с даты поручения руководства Роструда, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.

4.3.5. В случае если поручение руководства Роструда выходит за пределы компетенции соисполнителей (структурных подразделений), определенных поручением, руководители этих структурных подразделений обеспечивают его исполнение в пределах установленной компетенции. При этом головной исполнитель представляет давшему поручение руководителю дополнительные предложения об изменении состава соисполнителей или о привлечении новых соисполнителей в течение 3 рабочих дней с даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.

4.3.6. Соисполнители (структурные подразделения) обязаны в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, представить головному исполнителю предложения, подписанные руководителями (заместителями руководителей) структурных подразделений. Соисполнители отвечают за качество проработки и своевременность представления своих предложений.

4.3.7. Если в процессе работы выявляется невозможность исполнения поручений по документам в установленный срок, продление этого срока может быть разрешено только лицом или организацией, которые установили срок исполнения, при наличии объективных причин. Оформление отсрочки исполнения поручений по документам должно быть сделано до истечения сроков исполнения.

4.3.8. Если для исполнения документов, поступивших из других федеральных органов исполнительной власти, требуется получение результатов проведенной проверки, судебного разбирательства или иных документов, на представление которых требуется более одного месяца, в адрес автора документа направляется промежуточный ответ с указанием ориентировочного срока представления окончательного ответа.

4.3.9. Если документ содержит вопросы, решение которых не входит в компетенцию Роструда, то в течение 7 дней со дня регистрации делается пересылка в соответствующий орган, в компетенцию которого входит решение поставленных вопросов, с уведомлением автора документа о переадресации документа.

4.3.10. Напоминание исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений) может осуществляться в автоматическом режиме посредством СЭД.

4.3.11. Информация об исполнении документов (поручений), полученная от исполнителей, фиксируется в СЭД.

4.3.12. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

4.3.13. В случае если поручение было исполнено с нарушением срока, руководитель структурного подразделения, ответственного за исполнение поручения, не позднее 2 рабочих дней после исполнения поручения представляет руководству Роструда объяснение о причинах его неисполнения в срок и принятых мерах.

4.4. Порядок снятия документов с контроля

4.4.1. Документы, поставленные на контроль, считаются исполненными и снимаются с контроля:

а) поручения вышестоящих органов - после представления предложений в этот орган, предусматривающих полное выполнение решений, содержащихся в указаниях по исполнению документа;

б) запросы членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации - после направления ответов по поставленным вопросам;

в) поручения руководства Роструда по письмам федеральных органов исполнительной власти, ведомств и организаций - после рассмотрения поставленных в них вопросов и направления в соответствующие органы и организации ответов по существу;

г) поручения, содержащиеся в приказах, решениях и оперативных совещаний у руководителя Роструда, - после доклада руководству Роструда соответствующих предложений.

4.4.2. Приостановить исполнение контрольного документа (поручения), а также отменить его может только руководитель, подписавший документ или давший поручение (указание).

4.4.3. Снятие документа с контроля оформляется отметкой о списании его "в дело" с краткими сведениями или ссылкой на документ (дата, номер документа), свидетельствующий об исполнении. В СЭД Роструда сканируется копия ответа на документ. На резолюции исполненного документа ставится отметка о снятии с контроля.

4.4.4. В случае если Роструд является соисполнителем поручений, контроль за исполнением поручений прекращается на основании документированной информации соответствующих структурных подразделений о направлении в установленном порядке головному исполнителю соответствующих документов (предложений, заключений проектов актов и иных материалов) или о согласовании проектов актов.

4.4.5. Отдел делопроизводства и контроля:

а) запрашивает сведения о ходе исполнения документов и поручений, стоящих на контроле, у ответственных исполнителей и руководителей структурных подразделений;

б) еженедельно направляет руководству Роструда информацию о состоянии исполнительской дисциплины по поручениям, стоящим на контроле;

в) еженедельно направляет руководителям структурных подразделений информацию о сроках исполнения документов и поручений, стоящих на контроле.

4.5. Особенности организации исполнения поручений,

содержащихся в актах Правительства Российской Федерации

и протоколах заседаний Правительства Российской Федерации,

а также поручений Президента Российской Федерации,

Председателя Правительства Российской Федерации

и заместителей Председателя Правительства

Российской Федерации

4.5.1. При поступлении в Роструд поручений Президента Российской Федерации, поручений содержащихся в актах Правительства, протоколах заседаний Правительства, координационных и совещательных органов Правительства, возглавляемых Председателем Правительства, заместителями Председателя Правительства, а также поручений Председателя Правительства и заместителей Председателя Правительства, Министра труда и социальной защиты Российской Федерации, содержащихся в протоколах проведенных ими совещаний и в резолюциях (далее - поручения), эти поручения незамедлительно направляются отделом делопроизводства и контроля Роструда на рассмотрение руководителю Роструда или заместителю руководителя. Руководитель Роструда или заместитель руководителя Роструда дает дополнительные указания относительно исполнения поручений.

4.5.2. В случае если Роструд является ответственным исполнителем поручения, данного во исполнение поручения Президента Российской Федерации Правительству, проект доклада об исполнении поручения для последующего направления его Председателю Правительства или заместителям Председателя Правительства представляется руководителю Роструда не менее, чем за 8 дней до истечения установленного Президентом Российской Федерации срока (если в поручении Председателя Правительства или заместителей Председателя Правительства не указан иной срок) с приложением проекта доклада Президенту Российской Федерации.

4.5.3. В случае если Президентом Российской Федерации дано поручение непосредственно руководителю Роструда, проекты соответствующих докладов Президенту Российской Федерации, Председателю Правительства и Министру труда и социальной защиты Российской Федерации об исполнении (о ходе исполнения) поручения представляются на подпись руководителю Роструда не менее чем за 5 дней до истечения установленного срока.

4.5.4. В случае, если Президентом Российской Федерации дано поручение Председателю Правительства или Заместителям Председателя Правительства и одновременно руководителю Роструда, а Правительством дополнительное поручение руководителю Роструда не дано, проект доклада Председателю Правительства (Заместителям Председателя Правительства) и Министру труда и социальной защиты Российской Федерации об исполнении поручения с приложением проекта доклада Президенту Российской Федерации и иных необходимых материалов также представляется на подпись руководителю Роструда не менее чем за 6 дней до истечения срока, установленного Президентом Российской Федерации.

4.5.5. Если вышестоящим органом государственной власти дано поручение Министру труда и социальной защиты Российской Федерации и одновременно руководителю Роструда, то доклад об исполнении поручения с приложением необходимых документов представляется в Минтруд России за 5 дней до истечения установленного срока. Указанные документы направляются заместителю Министра труда и социальной защиты Российской Федерации.

V. ПРИЕМ И ПЕРЕДАЧА СЛУЖЕБНОЙ ИНФОРМАЦИИ ПО ОФИЦИАЛЬНЫМ

КАНАЛАМ ОПЕРАТИВНЫХ ВИДОВ СВЯЗИ

В Роструде функционирует факсимильная связь (телефон-факс 8 (495) 698-22-62), электронная почта (Microsoft Office Outlook) и система МЭДО.

Официальный номер аппарата факсимильной связи Роструда установлен в приемной руководителя.

Контроль за приемом и передачей служебной информации по системе МЭДО и официальным каналам факсимильной связи возлагается на работников приемной руководителя и Управление делами и контроля. Эксплуатацию технических и программных средств, обеспечивающих передачу электронных сообщений, и обеспечение информационной безопасности системы МЭДО осуществляет Служба специальной связи и информации ФСО России.

Контроль за приемом и передачей служебной информации по каналам факсимильной связи и электронной почты, установленных в структурных подразделениях, а также за ее использованием осуществляется руководителями структурных подразделений.

Прием и передача служебной информации по официальным каналам оперативной связи ведется только по срочным вопросам.

Запрещается передавать факсом и по каналам электронной почты секретные сведения, тексты документов с пометкой "Для служебного пользования".

5.1. Организация приема и передачи документов

с использованием факсимильной связи

5.1.1. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема служебных документов в сторонние организации.

5.1.2. С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы документы текстового, табличного или графического характера.

5.1.3. Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата A4 (210 x 297 мм), не должен превышать 5 листов.

5.1.4. Подготовленный для передачи подлинник факсограммы, в том числе зарубежным адресатам, визируется исполнителем и руководителем структурного подразделения.

Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.

После передачи по факсу подлинники документов передаются в экспедицию для отправки по почте.

5.1.5. Ответственность за содержание информации, передаваемой средствами факсимильной связи, установленной в структурных подразделениях, а также контроль за их использованием возлагается на руководителей этих подразделений.

5.2. Сообщения, передаваемые по электронной почте

5.2.1. Электронными называются сообщения, передаваемые (получаемые) через средства вычислительной техники в системе электронной почты (МЭДО, СЭД и т.п.). Анализ, обработка и хранение таких сообщений также осуществляется с помощью средств вычислительной техники в структурных подразделениях Роструда.

VI. ПОРЯДОК ИЗГОТОВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ С ПОМОЩЬЮ

КОПИРОВАЛЬНО-МНОЖИТЕЛЬНОЙ ТЕХНИКИ

6.1. Разрешается копирование только документов служебного характера.

Выполнение копировально-множительных работ производится отделом хозяйственного обеспечения Управления делами и контроля, а также на копировальных аппаратах, установленных в других структурных подразделениях.

6.2. Для выполнения копировальных работ принимаются документы на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A3 (297 x 420 мм) без скрепок, металлических предметов, разброшюрованные, напечатанные четко и разборчиво.

Документы для цветного и черно-белого копирования могут быть представлены в электронном виде через общий сетевой диск или на USB-флеш-накопителе.

6.3. Ответственность за содержание подлежащих копированию документов несут руководители структурных подразделений.

6.4. Работники отдела хозяйственного обеспечения Управления делами и контроля, выполняющие копировально-множительные работы, несут ответственность за их исполнение.

6.5. На копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях, разрешается копирование служебных документов небольшого объема и тиража.

VII. ФОРМИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЛЬНОГО ФОНДА РОСТРУДА

Документальный фонд Роструда образуется из создаваемых в процессе его деятельности документов путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив Роструда.

7.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

7.1.1. Оперативное хранение документов организации до передачи их на хранение в архив или уничтожение осуществляется в структурных подразделениях организации.

7.1.2. В целях хранения, поиска и использования документы на бумажном носителе и электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

7.1.3. Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела), систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения и является основным учетным документом.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

7.1.4. Номенклатура дел организации составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации, включая документы, поступающие из других организаций.

7.1.5. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положением о Федеральной службе по труду и занятости, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июня 2004 г. N 324, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения ("Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", утвержденный приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. N 236 (Зарегистрирован в Минюсте России 06.02.2020 N 57449) (далее - Перечень типовых управленческих архивных документов), номенклатурами дел за предшествующие годы.

7.1.6. Номенклатура дел Роструда (сводная) составляется работником, ответственным за архив Роструда, на основании номенклатур дел структурных подразделений по форме, установленной Правилами хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 г. N 526 (далее - Правила хранения).

7.1.7. Сводная номенклатура дел составляется в последнем квартале текущего года на предстоящий календарный год.

Номенклатура дел подписывается начальником Управления делами и контроля, визируется работником, ответственным за архив Роструда, ежегодно согласовывается Центральной экспертной комиссией (далее - ЦЭК) Роструда. После согласования ЦЭК Роструда номенклатура дел утверждается руководителем Роструда и вводится в действие с 1 января нового календарного года.

С ЭПК ГА РФ сводная номенклатура дел согласовывается не реже одного раза в 5 лет.

В случае изменения функций и структуры организации номенклатура дел составляется, согласовывается и утверждается заново.

7.1.8. Первый экземпляр утвержденной сводной номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел в раздел Управления делами и контроля, второй - используется отделом делопроизводства и контроля в качестве рабочего экземпляра, третий - передается в архив Роструда в качестве учетного документа, электронная копия номенклатуры дел, утвержденной руководителем, передается в ГА РФ.

В структурные подразделения Роструда номенклатура дел рассылается отделом делопроизводства и контроля в виде копий соответствующих разделов на бумажном носителе или в электронной форме.

Образец номенклатуры дел (сводной) представлен в приложении N 12 к Инструкции.

7.1.9. Номенклатура дел структурного подразделения Роструда составляется работником структурного подразделения, ответственного за делопроизводство, согласовывается с Управлением делами и контроля и подписывается начальником структурного подразделения.

7.1.10. Разработка номенклатур дел в структурных подразделениях Роструда проводится не позднее 15 ноября текущего года.

Методическую помощь при составлении номенклатур дел структурных подразделений оказывает работник отдела делопроизводства и контроля, ответственный за архив.

7.1.11. Вновь созданное или реорганизованное структурное подразделение Роструда должно в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в Управление делами и контроля.

Образец номенклатуры дел структурных подразделений Роструда представлен в приложении N 13 к Инструкции.

7.1.12. Сводная номенклатура дел составляется отделом делопроизводства и контроля на основе номенклатур дел структурных подразделений Роструда.

В сводную номенклатуру дел включаются все документы, отражающие деятельность структурных подразделений Роструда, в том числе документы ограниченного доступа с пометкой "Для служебного пользования", регистрационные и учетные журналы, в необходимых случаях - копии документов.

Копии документов включаются в номенклатуру дел, если копия - единственный экземпляр документа, а также, если копии необходимы для организации деятельности подразделения.

Документы, созданные в электронной форме, включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и документы на бумажном носителе.

Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры.

7.1.13. Разделы в номенклатуре дел соответствуют названиям структурных подразделений и располагаются в соответствии с утвержденной структурой Роструда.

7.1.14. Все заголовки дел, включенные в номенклатуру дел структурного подразделения, индексируются. Индекс дела указывается в графе 1 номенклатуры дел, и состоит из установленного в центральном аппарате Роструда цифрового обозначения структурного подразделения, его отдела и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах отдела структурного подразделения Роструда. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 1.2. - 07, где:

1 - условное обозначение Управления делами и контроля;

2 - условное обозначение отдела по вопросам государственной службы и кадров;

07 - порядковый номер дела по номенклатуре дел (дела в каждом отделе начинаются с порядкового номера 01).

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов).

Заголовок дела должен четко отражать основное содержание и состав документов этого дела.

Если дело будет состоять из нескольких томов, то составляется общий заголовок дела для всех томов и заголовки повторяются.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, документы к заседаниям коллегии и т.д.) или разновидности документов, включенных в дело (протоколы, приказы и т.д.);

наименование структурного подразделения Роструда;

наименование организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа), и деятельность организации;

краткое содержание документов дела;

дата (год), к которым относятся документы дела;

в конце заголовка дела указывается копийность или подлинность документов, находящихся в этом деле. Если в деле подшита копия, то местонахождение подлинника обязательно должно быть указано в графе 5 "Примечание".

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например: "Документы о проведении семинаров по охране труда (планы, списки, доклады)".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например: "Переписка с управлениями федеральной государственной службы занятости по субъектам Российской Федерации по вопросам занятости населения".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).

Например: "Годовые отчеты Федеральной службы по труду и занятости по финансовой деятельности".

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, затем заголовки дел, содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, документы, отражающие деятельность подразделения, переписку, в конце раздела - регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. По достижении делом, включающим документы временных (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения, объема в 250 листов, том закрывается и открывается новый том. В графе 3 номенклатуры дел последовательно указываются номера томов и крайние даты документов каждого тома:

    т. 1.     11.01.2019 -
              30.03.2019

Электронные дела на тома (части) не разделяются. Все электронные документы, независимо от их объема, включаются в одно электронное дело.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей согласно Перечню типовых управленческих архивных документов.

В графе 5 указываются названия нормативно-правовых актов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о работниках Роструда, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.

7.1.15. Если дело формируется в информационной системе и включает электронные документы, в графе "Примечание" отмечается, что дело ведется в электронном виде с указанием наименования информационной системы:

"Электронные документы. СЭД "Канцелярия", БД "Служебные записки".

7.1.16. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, формируются не предусмотренные по номенклатуре дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждой номенклатуре оставляются резервные номера.

7.1.17. По завершении делопроизводственного года в конце номенклатуры дел в каждом структурном подразделении оформляется итоговая запись, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой "ЭПК" и переходящих. Итоговая запись дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения.

В итоговую запись сводной номенклатуры дел сведения вносятся на основании данных, переданных из структурных подразделений Роструда.

Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел, передаются в архив Роструда, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписи лица, передавшего сведения.

7.1.18. Дела со дня их заведения до передачи в архив Роструда или до выделения их к уничтожению по истечении срока хранения хранятся по месту их формирования в структурных подразделениях Роструда.

Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.

7.2. Формирование и оформление дел в структурных

подразделениях Роструда

7.2.1. Законченные делопроизводством документы формируются в дела.

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

7.2.2. Дела Роструда формируются в структурных подразделениях. Формированием дел занимаются работники структурных подразделений, ответственных за делопроизводство.

7.2.3. Полностью исполненные документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем работнику структурного подразделения Роструда, ответственному за делопроизводство, для формирования их в дела. Номер дела определяет исполнитель.

7.2.4. При формировании дел на бумажном носителе должны соблюдаться следующие общие правила:

в дело помещаются исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;

приложения помещаются вместе с основными документами;

в дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно;

в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела с перепиской на общих основаниях;

в дело помещаются документы правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);

в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);

по объему дело, включающее документы на бумажном носителе, не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1", "Т. 2".

Документы внутри дела располагаются снизу вверх в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке и по номерам.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по порядку номеров протоколов.

Документы к заседаниям (совещаниям) группируются в отдельное дело, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.

Локальные нормативные акты (уставы, положения, инструкции), утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы по личному составу формируются в дела в соответствии со сроками хранения.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Обращения граждан (жалобы, заявления) группируются в хронологической последовательности (оригинал обращения затем ответ и все документы, отражающие процесс рассмотрения обращения по мере поступления).

Переписка группируется в дела по тематике и/или корреспондентам и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-просьбой (запросом). При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Электронные документы формируются в электронные дела в СЭД Роструда, в соответствии с номенклатурой дел.

7.2.5. В зависимости от сроков хранения дела, образовавшиеся в деятельности Роструда и подлежащие хранению, проходят полное или частичное оформление. Полному оформлению подлежат дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения и постоянного хранения. Дела временных (до 10 лет) сроков хранения подлежат частичному оформлению.

Оформление дел проводится в структурных подразделениях Роструда по месту формирования документов в дела.

7.2.6. Полное оформление дела на бумажном носителе включает:

оформление реквизитов обложки дела по форме;

нумерацию листов в деле;

составление листа-заверителя дела;

составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

подшивку и переплет дела;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Обложка дела, лист-заверитель и внутренняя опись документов дела составляются по формам, установленным Правилами хранения.

7.2.7. На обложке дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу указываются:

наименование вышестоящей организации;

наименование организации - источника комплектования государственного архива;

наименование структурного подразделения;

индекс дела по номенклатуре дел;

номер тома;

заголовок дела;

крайние даты дела (тома);

количество листов в деле;

срок хранения дела;

архивный шифр дела.

На обложках дел постоянного хранения указывается наименование государственного архива, источником комплектования которого выступает Роструд.

7.2.8. При оформлении обложки дела:

наименование вышестоящей организации указывается полностью в именительном падеже, под полным наименованием в скобках указывается официальное принятое сокращенное наименование;

наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

наименование структурного подразделения указывается полностью в соответствии с утвержденной структурой Роструда;

индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел Роструда;

заголовок дела переносится из номенклатуры дел Роструда (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения);

даты дела (год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве).

При изменении наименования организации или структурного подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое структурное подразделение на обложке дела под прежним наименованием указывается новое наименование организации (подразделения), а прежнее наименование заключается в скобки.

Индекс дела и заголовок дела переносятся на обложку из номенклатуры дел.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов, являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом день месяца (два знака) и год (четыре знака) обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом. Если в дело включены документы, даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строки делается запись: "В деле имеются документы за... год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты первого и последнего протокола.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме (при наличии трудового договора - дата заключения трудового договора) и приказа об увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в Перечне типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

7.2.9. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Образец оформления обложки дела приводится в приложении N 14 к Инструкции.

7.2.10. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией. Листы нумеруются графитовым карандашом или нумератором (употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается) сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов нумеруются в общем порядке.

Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Если в дело подшит конверт с вложением, сначала нумеруется конверт, а затем очередным порядковым номером каждое вложение в конверте.

7.2.11. Если в нумерации листов допущено более 10 ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются, и рядом ставится новый номер листа.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов допускается употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

7.2.12. После завершения нумерации листов составляется лист-заверитель дела, который располагается в конце дела. В листе-заверителе цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (неясный текст, разрывы, склейки).

Лист-заверитель дела подписывается его составителем с указанием должности, инициалов и фамилии, даты составления.

Количество листов в деле, указанное в листе-заверителе дела, проставляется на обложке дела.

Если дело переплетено и подшито без листа-заверителя, то составленный лист-заверитель подклеивается к внутренней стороне задней обложки дела. Образец оформления листа-заверителя представлен в приложении N 15 к Инструкции.

7.2.13. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызван спецификой документации, включенной в дело, составляется внутренняя опись документов дела, помещаемая в его начало.

Внутренняя опись включается в дела, имеющие особую значимость, а также в дела, сформированные по видам документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов.

Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения в целях учета и быстрого нахождения документов в деле.

В конце внутренней описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием должности, инициалов и фамилии, даты составления.

Если дело переплетено и подшито без внутренней описи, то составленная внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Образец оформления внутренней описи представлен в приложении N 16 к Инструкции.

7.2.14. Дела временного (до 10 лет) срока хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

7.2.15. Документы постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, составляющие дело, помещаются в твердые обложки из картона, подшиваются в четыре прокола или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Резолюции руководства, составленные на отдельных листах, помещаются перед документом.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, все пластиковые и металлические крепления, а также термопереплеты из документов удаляются.

Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных или неформатных документов, могут приниматься на хранение в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в коробках.

7.2.16. Подготовка электронных документов и контроль их передачи в архив Роструда осуществляется структурным подразделением совместно с специалистом Управления цифрового развития и информационных технологий, обеспечивающим функционирование СЭД Роструда.

7.2.17. При подготовке электронных документов, отобранных к передаче в архив, выполняются следующие основные процедуры работы с документами:

конвертация электронного документа в формат архивного документа;

формирование в информационной системе электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, включающем: контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A;

формирование описи электронных дел, документов структурного подразделения;

миграция электронных документов на физически обособленные материальные носители, если документы передаются в архив не по информационно-коммуникационным каналам;

проверка воспроизводимости электронных документов;

проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;

подтверждение целостности электронного дела электронной подписью руководителя структурного подразделения (иного уполномоченного лица), осуществляющего подготовку электронных документов к передаче в архив Роструда.

7.2.18. Электронные документы передаются в архив Роструда по информационно-телекоммуникационной сети или на физически обособленных носителях в соответствии с установленными правилами, без сохранения данных электронных документов в соответствующих информационных системах.

7.2.19. Контроль за формированием дел в структурных подразделениях Роструда осуществляется отделом делопроизводства и контроля.

7.3. Порядок хранения дел (документов) в структурных

подразделениях Роструда

7.3.1. С момента заведения и до передачи в архив Роструда дела хранятся по месту их формирования - в структурных подразделениях Роструда.

Начальники структурных подразделений Роструда и работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, несут персональную ответственность за хранение документов.

7.3.2. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этих целей помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, для обеспечения их сохранности и защиты от воздействия вредных факторов.

Дела для их учета и оперативного поиска должны храниться в шкафах в вертикальном положении, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел, при необходимости номер тома дела, дату дела. В каждом шкафу должна быть копия (или выписка) номенклатуры дел, хранящихся в этом шкафу документов

7.3.3. Проверки наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел должны проводиться делопроизводителем структурного подразделения в случаях:

перед передачей документов в архив Роструда;

при перемещении дел;

при смене руководителя структурного подразделения;

при реорганизации и ликвидации организации или структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки должны фиксироваться в акте проверки наличия и состояния дел.

7.3.4. В случае выявления отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, руководством структурного подразделения принимаются меры по их розыску. Если розыск дел не дает результата, составляется справка о причинах их отсутствия, которая подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в Управление делами и контроля.

Факт утраты дела (дел) фиксируется в акте, составляемом Управления делами и контроля и руководителем структурного подразделения (уполномоченным им лицом) в 3 экземплярах: по одному экземпляру акта хранится в Управлении делами и контроля и структурном подразделении; экземпляр акта представляется в архив Роструда при передаче дел структурного подразделения на архивное хранение.

7.3.5. Работники структурных подразделений Роструда хранят у себя только документы, находящиеся на исполнении.

7.3.6. Завершенные дела постоянного, долговременного (10 и выше 10 лет) сроков хранения и по личному составу находятся по месту их формирования, в структурных подразделениях Роструда, в течение трех лет и только по истечении этого срока сдаются по описям в архив Роструда.

7.3.7. Завершенные дела временного (до 10 лет) срока хранения остаются в структурных подразделениях до сдачи в архив Роструда для справочной работы.

7.3.8. При отсутствии достаточного места для хранения документов временного (до 10 лет) срока хранения, исполненные документы структурных подразделений до передачи в архив Роструда могут помещаться (перевозиться) на временное хранение в другие здания и помещения, находящиеся в распоряжении Роструда. Помещение документов структурных подразделений на временное хранение не является сдачей документов на хранение в архив Роструда.

Доставка и размещение на временное хранение, а также поиск и при необходимости возврат документов осуществляется работником структурного подразделения Роструда, направившего документы на временное хранение.

Доставка (либо возврат) документов структурных подразделений на временное хранение осуществляется по предварительной заявке в отдел хозяйственного обеспечения Управления делами и контроля Роструда.

7.3.9. По истечении сроков хранения дел работник структурного подразделения Роструда, ответственный за делопроизводство, составляет акт о выделении к уничтожению дел с истекшим сроком хранения, который согласовывается с ЦЭК Роструда.

7.3.10. Дела, документы, из текущего архива структурного подразделения Роструда могут выдаваться во временное пользование только под расписку, на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дела, документы должны быть возвращены на место их хранения в текущий архив структурного подразделения Роструда. Без ведома работника структурного подразделения, ответственного за делопроизводство, запрещается брать дела, документы из текущего архива структурного подразделения.

7.3.11. Выдача дел, формируемых в Управлении делами и контроля, не допускается. При необходимости отдельный документ может быть изъят из дела для копирования с разрешения руководства Управления делами и контроля.

Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя Роструда с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Дела, полученные из архива, запрещается расшивать, изымать из них документы и подшивать в них новые.

7.3.12. Электронные документы, находящиеся на оперативном хранении в базах данных информационных систем, выдаются для использования в виде копий электронных документов. Копии электронных документов на физически обособленных носителях высылаются получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе.

VIII. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ

В АРХИВ РОСТРУДА

Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение в Роструде создан архив.

Архив Роструда организует работу по учету документов, их использованию, хранению, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение в ГА РФ.

Документы, образующиеся в деятельности Роструда и относящиеся к составу Архивного фонда Российской Федерации, являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в установленном порядке подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации.

Подготовка документов к передаче на хранение в архив Роструда осуществляется структурными подразделениями и включает в себя проведение экспертизы ценности документов, полное оформление дел, составление описи дел, актов о выделении к уничтожению дел с истекшим сроком хранения.

Эта работа проводится в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, настоящей Инструкцией и выполняется работниками структурных подразделений Роструда, ответственными за делопроизводство.

Контроль за выполнением вышеуказанных работ осуществляет Управление делами и контроля. Методическую помощь структурным подразделениям оказывает работник, ответственный за архив Роструда.

8.1. Проведение экспертизы ценности документов

8.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

8.1.2. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в Роструде приказом руководителя создана постоянно действующая центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК).

Положение о ЦЭК Роструда согласовывается с Федеральным архивным агентством. (Положение о Центральной экспертной комиссии Федеральной службы по труду и занятости, утвержденное приказом Роструда от 10 января 2006 г. N 1).

Задачи, функции, права, организация работы ЦЭК Роструда определяются приказом Федерального архивного агентства от 25 февраля 2019 года N 31 "Об утверждении Примерного положения о центральной экспертной комиссии федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа" (зарегистрировано в Минюсте России 24 июня 2019 года N 55005).

8.1.3. Основными функциями ЦЭК Роструда являются:

организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;

рассмотрение и согласование проекта номенклатуры дел Роструда, описей дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в Роструде.

8.1.4. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно делопроизводителями структурных подразделений совместно с ЦЭК Роструда и под методическим руководством Управления делами и контроля Роструда.

8.1.5. При проведении экспертизы ценности документов при подготовке дел к передаче в архив Роструда осуществляется:

отбор документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив;

отбор документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения и с пометками "До минования надобности", "До замены новыми", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях Роструда;

выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

8.1.6. Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения подлежат полистному просмотру для выделения из их состава документов временных (до 10 лет) сроков хранения.

Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру в целях определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

8.1.8. Во всех делах постоянного хранения подлежат изъятию дубликатные экземпляры документов, черновики, копии документов. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК Роструда.

8.1.9. Отбор электронных документов для передачи в архив организации осуществляется в автоматизированном режиме путем отбора документов из баз данных информационных систем по признаку "Индекс дела" ("Срок хранения").

8.1.10. По результатам экспертизы ценности документов в Роструде проводится оформление дел и составляются описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, рассматриваются на заседании ЦЭК Роструда одновременно. Согласованные ЦЭК акты и описи утверждаются руководителем Управления делами и контроля.

8.2. Порядок составления описей дел

8.2.1. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения (дел) архивного фонда Роструда, предназначенный для учета и раскрытия содержания документов.

Опись представляет собой перечень дел с самостоятельной (валовой) порядковой нумерацией. Описи дел Роструда формируются в СЭД.

8.2.2. Описи дел составляются в структурных подразделениях Роструда под методическим руководством Управления делами и контроля по формам, установленным Правилами хранения.

Образец оформления описи дел приведен в приложении N 17 к Инструкции.

Описи дел составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения; дела по личному составу, а также электронные дела. Такие описи составляются в конце каждого года.

По описям дел структурных подразделений документы передаются в архив Роструда.

8.2.3. На дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) описи не составляются, и в архив такие дела не передаются.

8.2.4. Описи дел структурных подразделений представляются в архив Роструда не ранее, чем через один год, и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

8.2.5. Отдельная опись представляет собой перечень описательных статей с самостоятельной порядковой нумерацией, каждая из которых должна включать следующие сведения:

порядковый номер дела по описи;

индекс дела;

заголовок дела;

крайние даты дела;

количество листов в деле;

срок хранения дела;

примечания.

8.2.6. При составлении описи дел структурного подразделения Роструда соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации дел, закрепленной в номенклатуре дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовый;

графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел (томов, частей) с одинаковыми заголовками заголовки всех дел (томов, частей) пишутся полностью; при внесении в опись последнего заголовка добавляется слово "Последний");

графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделением со ссылкой на акт, о наличии копий.

8.2.7. Перед внесением заголовков дел в опись проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел Роструда.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

8.2.8. Порядок присвоения номеров описям дел структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом Роструда.

8.2.9. При составлении описи электронных дел в опись включаются:

порядковый номер электронного дела по описи;

индекс электронного дела;

заголовок дела;

дата дела (тома, части);

срок хранения дела;

объем электронного дела в Мб;

примечания.

В составе описи электронных дел в СЭД формируется реестр электронных документов (контейнеров электронных документов), в котором указываются сведения об электронных документах, включенных в каждое электронное дело.

8.2.10. Описи дел структурного подразделения в обязательном порядке подписываются руководителем подразделения и руководителем Управления делами и контроля. Реестр электронных документов, являющийся приложением к описи электронных документов, подписывается составителем реестра с указанием должности, инициалов, фамилии, даты составления.

8.2.11. Описи дел структурного подразделения Роструда составляются в двух экземплярах на бумажном носителе, один из которых передается вместе с делами в архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении Роструда.

В архив Роструда также передается по экземпляру описей дел в электронном виде в редактируемом формате. Это необходимо для подготовки в дальнейшем архивных описей дел, документов (годовых разделов).

8.2.12. Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, документы по личному составу, электронные документы передаются в архив Роструда не ранее, чем через год, и не позднее, чем через три года после завершения их в делопроизводстве.

8.2.13. Передача дел в архив Роструда производится по описям дел структурных подразделений.

8.2.14. Уполномоченный работник архива Управления делами и контроля проверяет правильность оформления и формирования дел, правильность составления описей дел, соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, сформированных в соответствии с номенклатурой дел.

Выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения Роструда обязаны устранить в двухнедельный срок.

8.2.15. Прием каждого дела в архив производится в присутствии делопроизводителя структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи в итоговой записи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, в том числе электронных, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи лица, ответственного за архив, и лица, передавшего дела.

Итоговая запись подтверждается подписями работника архива и делопроизводителя структурного подразделения, передавшего дела на бумажном носителе и электронные дела.

8.2.16. Передача электронных документов в архив Роструда производится на основании описей электронных дел по информационно-телекоммуникационной сети или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах.

8.2.17. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Роструда делопроизводитель подразделения в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

8.3. Порядок уничтожения дел.

Составление акта о выделении к уничтожению дел

8.3.1. На дела с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях Роструда составляются предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению по форме, установленной Правилами хранения.

На основе предложений структурных подразделений Управление делами и контроля составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, на дела всей организации по той же форме. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Образец акта о выделении к уничтожению представлен в приложении N 18 к Инструкции.

8.3.2. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта производится после составления сводной описи дел Роструда за тот же период.

8.3.3. Сводные описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению дел рассматриваются ЦЭК Роструда одновременно. Согласованные с ЦЭК Роструда акты о выделении к уничтожению дел, описи дел постоянного срока хранения после утверждения ЭПК ГА РФ и согласования описей дел по личному составу, утверждаются руководителем Роструда.

8.3.4. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, законченные в 2017 году дела с 3-летним сроком хранения, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2021 года.

8.3.5. Дела с отметкой "ЭПК" (отметка "ЭПК" означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения "постоянно") подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.

Остальные документы дела с отметкой "ЭПК" включаются в акт, при этом отметка "ЭПК" в акте не указывается.

8.3.6. Отбор и подготовка к уничтожению дел временного (до 10 лет включительно) хранения, не подлежащих передаче в архив Роструда, осуществляется структурными подразделениями Роструда.

Только после согласования и утверждения описей дел постоянного хранения дела, включенные в акт о выделении к уничтожению дел, могут уничтожаться.

Самостоятельное уничтожение документов и дел структурным подразделением запрещается.

8.3.7. Начальники структурных подразделений Роструда несут персональную ответственность за незаконное уничтожение дел и документов Роструда.

8.3.8. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждается руководителем Роструда после утверждения ЭПК ГА РФ, после чего дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть уничтожены.

8.3.9. Дела (в том числе и с пометкой "Для служебного пользования"), подлежащие уничтожению, передаются работником архива Роструда на переработку (утилизацию) в специализированные организации.

Передача дел на уничтожение оформляется приемо-сдаточной накладной или накладной с указанием количества дел и их веса.

После уничтожения дел в номенклатуре дел проставляются отметки, заверяемые подписью работника архива Роструда, и датой:

"Уничтожено. См. акт N ____ от ________. Подпись, инициалы, фамилия".

8.3.10. Подлежащие уничтожению дела (документы) должны быть подготовлены к утилизации и сданы в соответствии с установленными требованиями (связаны, сформированы в коробки и т.п.).

Сформированные для утилизации дела (документы) передаются работнику архива Роструда для сбора в специально отведенном для этого месте.

8.3.11. Электронные документы с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов.

Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.

8.3.12. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, хранятся постоянно в деле архивного фонда Роструда.

8.4. Передача дел на хранение в архив Роструда

8.4.1. В архив Роструда передаются полностью оформленные дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, в том числе лицевые счета. Передача дел в архив Роструда осуществляется только по описям и номенклатуре дел.

Дела временного (до 10 лет) срока хранения передаче в архив Роструда не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях Роструда.

8.4.2. Дела в архив Роструда доставляются структурными подразделениями.

8.4.3. Прием дел производится работником архива Роструда в присутствии работника структурного подразделения, ответственного за делопроизводство.

8.4.4. Не подшитые, не переплетенные и неправильно оформленные дела на хранение в архив Роструда не принимаются. Дела, оформленные с нарушением установленных правил, возвращаются в структурные подразделения для переоформления.

8.4.5. Вместе с делами в архив передаются программные средства, базы данных на документы, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. При этом заголовок каждой базы данных также включается в опись.

8.5. Порядок выдачи дел во временное пользование

из архива Роструда

8.5.1. Выдача дел, находящихся на хранении в Управлении делами и контроля, структурных подразделениях Роструда работникам других подразделений для ознакомления и (или) для временного использования в работе производится по запросам, подписанным руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения, запрашивающего дело (документ).

8.5.2. Дела, документы выдаются во временное пользование работникам Роструда на срок не более одного месяца.

Государственным органам (судебным, правоохранительным, органам государственного контроля и надзора) дела и отдельные документы выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя Управления делами и контроля, на срок не более шести месяцев.

При необходимости срок использования документов может быть продлен.

8.5.3. Документы по личному составу Роструда выдаются только работникам Управления делами и контроля.

8.5.4. Дела, полученные из архива Роструда, запрещается расшивать, изымать из них документы и подшивать в них новые.

8.5.5. В письменном запросе о выдаче документов (дел) во временное пользование излагаются причины, по которым запрашивается дело (документ) и цель использования документов, находящихся на оперативном хранении.

8.5.6. На выданное дело или документ заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указываются индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для подписей в получении и приеме дела.

На место изъятого подлинника документа работник архива Роструда или делопроизводитель структурного подразделения вкладывает в дело лист-заместитель с указанием, когда, кому и на какой срок выдан документ и подписями в получении и приеме дела. При этом в дело помещается заверенная копия документа.

После решения вопроса, для рассмотрения которого дела (документы) изымались по запросам государственных органов, подлинники документов должны быть возвращены в Роструд и помещены в дело.

8.5.7. Электронные документы, находящиеся на оперативном хранении в базах данных информационных систем, выдаются для использования в виде копий электронных документов. Копии электронных документов на физически обособленных носителях высылаются получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе.

8.5.8. В архиве Роструда, структурном подразделении, выдавшем дело (документ) ведется учет выданных дел (документов) и контроль их своевременного возврата. Электронные дела (документы) возврату не подлежат.

8.5.9. Ответственность за сохранность документов и дел, взятых из архива во временное пользование, несут получившие их работники, руководители структурных подразделений и сторонних организаций.

Полученная информация должна использоваться только в служебных целях. Запрещается передача полученных документов или их копий работникам других структурных подразделений или организаций.

8.5.10. При использовании документов Роструда, хранящихся в архиве, в публикациях, исследованиях, справочниках и т.п. в обязательном порядке делается ссылка с указанием места хранения документов.

8.5.11. Изъятие (выемка) документов, образовавшихся в деятельности организации, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.

8.5.12. Изъятие (выемка) документов производится на основании письменного распоряжения (постановления) соответствующего органа власти с разрешения руководителя организации или иного уполномоченного им лица с извещением руководителя структурного подразделения, документы которого изымаются.

8.5.13. Факт изъятия (выемки) документов фиксируется в протоколе (акте) изъятия (выемки) документов, который составляется не менее чем в двух экземплярах и подписывается уполномоченными представителями организации и соответствующего государственного органа. К протоколу (акту) прилагается опись (реестр) изъятых документов (дел).

8.5.14. При изъятии подлинников документов в дело помещается заверенная копия документа, на обороте которой указывается основание изъятия подлинника, срок возврата, дата и подпись работника, ответственного за формирование и/или хранение дела.

8.5.15. Подлинник документа, изъятый из дела на основе соответствующего решения, после рассмотрения и решения вопроса возвращается в дело, при этом копия, помещенная в дело вместо подлинника, изымается.

IX. ИЗГОТОВЛЕНИЕ, УЧЕТ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ,

ШТАМПОВ, БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ, НОСИТЕЛЕЙ ЭЛЕКТРОННЫХ ПОДПИСЕЙ

9.1.1. Изготовление, учет и использование бланков организационно-распорядительных документов Роструда требования к их оформлению и использованию устанавливаются данной Инструкцией.

9.1.2. В Роструде используются бланки документов, изготовленные как типографским способом, так и средствами оперативной полиграфии (поручения, протоколы).

При подготовке документов также можно использовать электронные шаблоны бланков, которые в обязательном порядке должны соответствовать образцам бланков, утвержденных руководителем Роструда.

9.1.3. Отдел хозяйственного обеспечения Управления делами и контроля:

оформляет заказы на изготовление бланков организационно-распорядительных документов типографским способом;

осуществляет хранение и выдачу бланков организационно-распорядительных документов в структурные подразделения Роструда.

9.1.4. Бланки не могут передаваться другим организациям, должностным и физическим лицам.

9.1.5. В Роструде используется гербовая печать (N 1 и N 2), печати и штампы для пакетов и отдельных категорий документов, а также металлические выжимные печати для опечатывания помещений и т.д.

9.1.6. Печати и штампы Роструда изготавливаются в количестве, необходимом для осуществления структурными подразделениями Роструда и его работниками возложенных на них функций.

Решение об изготовлении и количестве экземпляров печатей и штампов принимает руководитель Управления делами и контроля или руководитель структурного подразделения Роструда.

Если печать используется в нескольких экземплярах, номер экземпляра печати указывается в клише печати при ее изготовлении.

9.1.7. Учет, соблюдение условий использования и хранения печатей и штампов Роструда ведет отдел хозяйственного обеспечения Управления делами и контроля.

Печати и штампы выдаются для использования работникам структурных подразделений в отделе хозяйственного обеспечения под подпись в журнале учета печатей и штампов.

9.1.8. При использовании в работе печати и штампы хранятся в запирающихся шкафах (сейфах) работников, ответственных за хранение и использование печатей и штампов в структурных подразделениях Роструда. Гербовая печать N 1 хранится в приемной руководителя, гербовая печать N 2 - в Управлении социальных гарантий, бюджетных процедур и финансирования Роструда.

9.1.9. Передача печатей и штампов посторонним лицам не допускается. Вынос печатей и штампов за пределы Роструда возможен в исключительных случаях по решению руководителя Управления делами и контроля (например, при подписании договоров).

9.1.10. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в отдел хозяйственного обеспечения Управления делами и контроля, для централизованного уничтожения. Печати уничтожаются отделом хозяйственного обеспечения Управления делами по акту с соответствующей отметкой в журнале учета печатей и штампов.

9.1.11. Для обмена электронными документами посредством МЭДО в Роструде используются усиленные квалифицированные электронные подписи.

9.1.12. При передаче электронных документов Роструда на электронный адрес другой организации, а также для обмена электронными документами посредством СЭД используются усиленные квалифицированные электронные подписи.

9.1.13. Электронный документ в СЭД Роструда, подписанный электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и имеет одинаковую с ним юридическую силу при одновременном соблюдении следующих условий:

ключ подписи, относящийся к конкретной электронной подписи, на момент подписания электронного документа является действительным (достоверным), не утратил силу (не отозван);

подтверждена подлинность электронной подписи в электронном документе;

дата и время создания электронной подписи зафиксированы в СЭД;

электронная подпись используется в соответствии с установленным в организации распределением права подписи документов между должностными лицами и работниками.

9.1.14. Генерацию и хранение ключей квалифицированной электронной подписи в СЭД осуществляет администратор СЭД.

9.1.15. Выдача и учет материальных носителей электронной подписи и их возврат по истечении срока действия осуществляется Управлением цифрового развития и информационных технологий Роструда.

9.1.16. Ключ электронной подписи, используемой в СЭД Роструда, является конфиденциальной информацией и защищается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Согласовано

Руководитель Федерального

архивного агентства

А.Н.АРТИЗОВ

12 мая 2021 года

Приложение N 1

к п. 2.1.4.

Образец бланка письма Роструда

Приложение N 2

к п. 2.1.4.

Образец должностного бланка письма руководителя Роструда

Приложение N 3

к п. 2.1.4.

Образец

должностного бланка письма заместителя руководителя Роструда

Приложение N 4

к п. 2.1.4.

Образец бланка приказа Роструда

Приложение N 5

к п. 2.2.6.

РАССЫЛКА

(писем, приказов, телеграмм и т.д.)

от "__" __________ N ________________

Образец

оформления рассылки документов (писем, приказов, телеграмм)

Приложение N 6

к п. 2.2.14.

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫЕ СТАВИТСЯ ГЕРБОВАЯ ПЕЧАТЬ

ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО ТРУДУ И ЗАНЯТОСТИ

1. Гербовая печать N 1

1.1. Структура и штатное расписание Роструда и изменения (дополнения к ним);

1.2. Документы на награждение, присвоение почетных званий;

1.3. Совместные документы, подписываемые в установленном порядке руководством Роструда с другими органами исполнительной власти Российской Федерации и иными организациями, а также международные договоры, соглашения о сотрудничестве, в которых одной из сторон является Роструд;

1.4. Доверенности на представительство интересов Роструда в судах;

1.5. Архивные справки, а также копии (выписки) архивных документов;

1.6. Характеристики, командировочные удостоверения;

1.7. Документы на оформление заграничных командировок сотрудников Роструда;

1.8. Трудовые договоры, изменения и дополнения к ним;

1.9. Выписки из приказов Роструда.

2. Гербовая печать N 2

2.1. Карточки с образцами подписей;

2.2. Банковские и финансовые документы;

2.3. Гарантийные письма;

2.4. Исполнительные листы;

2.5. Доверенности, за исключением доверенностей, указанных в пункте 1.4 настоящего Перечня;

2.6. Сметы, бухгалтерские и статистические отчеты;

2.7. Контракты (договоры) и дополнительные соглашения к ним;

2.8. Справки о заработной плате сотрудников Роструда.

Приложение N 7

к п. 2.3.21.

Образец оформления совместного приказа

Приложение N 8

к п. 2.3.23.

Образец оформления протокола совещания

Приложение N 9

к п. 2.3.27.

                               РУКОВОДИТЕЛЬ
                  ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО ТРУДУ И ЗАНЯТОСТИ

                                 ПОРУЧЕНИЕ

от "__" __________ 20__ г.                                      N _________



                                                               И.О. Фамилия
                                                               И.О. Фамилия



    Поручаю:



    Приложение:

                                                                И.О.Фамилия

Образец оформления поручения руководителя или заместителя

руководителя Роструда

Приложение N 10

к п. 2.3.57.

                             ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ

443006 САМАРА УЛИЦА МОЛОДОГВАРДЕЙСКАЯ 210

ГУБЕРНАТОРУ САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ Д.И.АЗАРОВУ

УВАЖАЕМЫЙ ДМИТРИЙ ИГОРЕВИЧ вскл

ПО  ОПЕРАТИВНЫМ ДАННЫМ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ИНСПЕКЦИИ ТРУДА САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ НА
2  ОКТЯБРЯ 2020 ГОДА ЗАДОЛЖЕННОСТЬ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЕ ООО БОЛЬВЕРК СОСТАВЛЯЕТ
45 МИЛЛИОНОВ 870 ТЫСЯЧ РУБЛЕЙ тчк
ПРОСИМ ПРИНЯТЬ ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ МЕРЫ ПОГАШЕНИЮ ЗАДОЛЖЕННОСТИ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЕ
УКАЗАННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ тчк НР

С УВАЖЕНИЕМ зпт

ЗАМЕСТИТЕЛЬ
РУКОВОДИТЕЛЯ РОСТРУДА                                       И.О.ФАМИЛИЯ
---------------------------------------------------------------------------

101000, г. Москва, ул. Мясницкая,
дом 40, строение 16
Федеральная служба по труду
и Занятости

Заместитель руководителя
Федеральной службы по труду
и занятости                                                    И.О. Фамилия

Дата

Образец оформления телеграмм

Приложение N 11

к п. 4.2.3.

ПЕРЕЧЕНЬ

КОНТРОЛИРУЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ИСПОЛНЕНИЯ

1. Законодательные акты Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации - согласно указанному в них сроку; при отсутствии конкретного срока - в течение месяца со дня подписания.

2. Поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации - согласно указанному в поручении сроку; с пометкой "Срочно" - в 3-дневный срок; с пометкой "оперативно" - в 10-дневный срок.

3. Парламентский запрос члена Совета Федерации и депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации - не более 15 дней со дня получения запроса.

4. Депутатский запрос (обращение) (запрос члена Совета Федерации и депутата Госдумы Федерального Собрания Российской Федерации) - не более 30 дней со дня получения запроса.

5. Представление Счетной палаты - в указанный в представлении срок или, если срок не указан, в течение 20 дней со дня его получения.

6. Запрос Уполномоченного по правам человека - не позднее 15 дней со дня получения запроса.

7. Запросы МИД России и дипломатических представительств:

входящие в ведение соответствующего органа исполнительной власти - не позднее 15 дней со дня получения обращения;

требующие согласования - не позднее 30 дней со дня получения обращения;

с пометкой "Срочно" - в 5-дневный срок;

с пометкой "вне очереди" - в 3-дневный срок.

8. Письма-запросы федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации, законодательных и исполнительных органов субъектов Российской Федерации - не более 1 месяца со дня поступления.

9. По письмам министерств и ведомств, если конкретный срок не указан руководством, срок устанавливается в течение 30 дней со дня поступления.

10. Поручения, содержащиеся в приказах (поручениях) Роструда, - в установленный руководством срок; при отсутствии записи о сроках - один месяц.

11. Поручения, содержащиеся в протоколах совещаний Роструда, - в установленный руководством срок.

Приложение N 12

к п. 7.1.8

Федеральная служба по                                   УТВЕРЖДАЮ
труду и занятости
                                                Руководитель Федеральной
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                                службы по труду и занятости

_______ N _______________                       _______________И.О. Фамилия
_________________________
   (место составления)
на __________________ год                      "__" _______________ 2019 г.

Начальник
Управления делами                _________            _____________________
                                  Подпись              Расшифровка подписи

Дата

Виза работника,
ответственного за архив          _________            _____________________
                                  Подпись              Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО                             СОГЛАСОВАНО <*>
Протокол ЦЭК                            Протокол ЭПК
Федеральной службы по труду             Государственного архива
и занятости                             Российской Федерации
от _______ N ____________               от _______ N ____________

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ________ году
в Роструде

Начальник
Управления делами                _________            _____________________
                                  Подпись              Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения  переданы  в  Государственный архив  Российской Федерации
(ГАРФ)

Наименование должности
лица передавшего сведения
в ГАРФ                           _________            _____________________
                                  Подпись              Расшифровка подписи

Дата

--------------------------------

<*> Согласовывается 1 раз в 5 лет.

Образец

оформления сводной номенклатуры дел Роструда

Приложение N 13

к п. 7.1.11.

Федеральная служба
по труду и занятости
_________________________________________
_________________________________________
(наименование структурного подразделения)

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
_______ N _______________
(место составления)
на __________________ год

Наименование должности
руководителя структурного
подразделения                    _________            _____________________
                                  Подпись              Расшифровка подписи

Дата

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ________ году в
структурном подразделении _________________________________________________
                              (наименование структурного подразделения)

Наименование должности работника
ответственного за делопроизводство
в структурном подразделении      _________            _____________________
                                  Подпись              Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в Управление делами

Наименование должности
передавшего сведения в
Управление делами
                                 _________            _____________________
                                  Подпись              Расшифровка подписи

Дата

Образец

оформления номенклатуры дел структурного подразделения

Приложение N 14

к п. 7.2.9.

                ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

                  ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО ТРУДУ И ЗАНЯТОСТИ
                                 (РОСТРУД)
___________________________________________________________________________
                 (наименование структурного подразделения)

│
│
│

                      ДЕЛО N ________ ТОМ N _________

___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
                             (заголовок дела)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
                              (крайние даты)



                                               На __________________ листах
                                               Хранить ____________________

┌──────────────────────┐
│Ф. N ________________ │
│Оп. N _______________ │
│Д. N ________________ │
└──────────────────────┘

Форма

обложки дела постоянного и временного

(свыше 10 лет) хранения

Приложение N 15

к п. 7.2.12.

ЛИСТ - ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ____________________________

В деле подшито и пронумеровано
___________________________________________________________________________
_________________________________________________________________ лист(ов),
                           (цифрами и прописью)
с N ________________________ по N ____________________________ в том числе:
литерные номера листов ___________________________________________________;
пропущенные номера листов _________________________________________________
+ листов внутренней описи _________________________________________________

Наименование должности работника _________________ ________________________
                                      Подпись         Расшифровка подписи

Дата

Форма листа-заверителя дела

Приложение N 16

к п. 7.2.13.

                             ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
                      документов дела N ____________

Итого ___________________________________________________ документов в деле
                      (цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ________________________________________
                                             (цифрами и прописью)

Наименование должности
работника, составившего
внутреннюю опись документов дела _________________ ________________________
                                      Подпись         Расшифровка подписи

Дата

Форма внутренней описи документов дела

Приложение N 17

к п. 8.2.2.

Федеральная служба
по труду и занятости
__________________________
__________________________
(наименование структурного
      подразделения)

                                ОПИСЬ N ___
                дел постоянного, временного (свыше 10 лет)
                         и по личному составу <*>
                                за ____ год

В данный раздел описи внесено _________________________________________ дел
с N ______________ по N ________________,
В том числе: литерные номера: ______________________________
             пропущенные номера: ___________________________

Наименование должности
руководителя структурного подразделения _____________ _____________________
                                           Подпись     Расшифровка подписи

Дата

Передал ______________________________________________________________ дел.
                             (цифрами и прописью)

_____________________________ _________________ ___________________________
Наименование должности             Подпись          Расшифровка подписи
работника структурного
подразделения, ответственного
за делопроизводство

Принял _______________________________________________________________ дел.
                             (цифрами и прописью)

_____________________________ _________________ ___________________________
Наименование должности             Подпись          Расшифровка подписи
работника структурного
подразделения, ответственного
за делопроизводство

Дата

--------------------------------

<*> Составляется отдельно по каждому виду документов - постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу.

<**> Графа 6 не заполняется в описях дел постоянного хранения и по личному составу.

Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет)

хранения и по личному составу структурного

подразделения Роструда

Приложение N 18

к п. 8.3.1.

Федеральная служба                          УТВЕРЖДАЮ
по труду и занятости
__________________________                  Руководитель Федеральной службы
__________________________                  по труду и занятости
(наименование структурного                  _______ _______________________
      подразделения)                        Подпись Расшифровка подписи

                                            Дата

                 АКТ
_________________ N _________________
о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению

На основании ______________________________________________________________
                     (название и выходные данные перечня документов
                            с указанием сроков их хранения)
___________________________________________________________________________
отобраны  к  уничтожению  как  не  имеющие  научно-исторической  ценности и
утратившие практическое значение документы фонда N
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
                             (название фонда)

Итого _____________________________ ед. хр. за _______________________ годы
           (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ________________________ годы утверждены,
(описи дел по личному составу за ________________________ годы согласованы)
ЭПК ГАРФ протокол(ы) от ______________________ N __________________________

Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов          _________________ ____________________________
                                  Подпись           Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК Федеральной
службы по труду и занятости
от _____________ N ________

Документы в количестве _______________________________________________ дел,
                                     (цифрами и прописью)
Весом _______ кг сданы в __________________________________________________
                                     (наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от _____________ N ___________

Наименование должности
работника, сдавшего документы _________________ ___________________________
                                  Подпись           Расшифровка подписи

Дата

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности
работника архива внесшего
изменения в учетные документы _________________ ___________________________
                                  Подпись           Расшифровка подписи

Дата

Форма акта

о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению